เคล็ดลับประชุมออนไลน์แบบมือโปร

จริงอยู่ว่าการประชุมออนไลน์นั้นช่วยเพิ่มความสะดวกสบาย ทำได้ง่าย แต่ก็มีหลายๆ คนพบว่า เมื่อมาใช้การประชุมออนไลน์กลับมีจำนวนการประชุมเพิ่มมากขึ้น แถมยืดเยื้อกินเวลาทำงาน ทำให้เหนื่อยล้าและเครียดเพิ่มขึ้นด้วย
ถ้าคุณเองก็เป็นหนึ่งในคนที่มีคิวประชุมออนไลน์ แน่นตารางวันละหลายคิว ลองนำเคล็ดลับเหล่านี้ไปใช้ดูค่ะ
1.เตรียมตัวก่อนประชุม 20-30 นาที นอกจากจากเป็นการเตรียมเช็กเรื่องประเด็นการประชุม โปรแกรมที่ใช้-ลิงค์การประชุม-อุปกรณ์ว่าพร้อมใช้งาน ได้เตรียมอ่านข้อมูลที่ส่งมาล่วงหน้า รวมถึงสิ่งที่ต้องได้ข้อสรุปจากวงประชุม เพราะถึงจะเป็นเวลาสั้นๆ เพื่อเตรียมตัวหรือทบทวน แต่จะช่วยให้คุณมีความพร้อมและไม่รีบร้อนไม่ลนลานสำหรับการประชุมจนเกิดความเครียดได้
2.ไม่ Multitasking ระหว่างประชุม การประชุม Online นั้นต้องใช้สมาธิสูงเพื่อที่จะฟังและจับประเด็นต่างๆ ดังนั้นเพื่อไม่ให้ต้องสมองต้องรับบทหนักทำงานมากขึ้นเกินความจำเป็น จึงไม่ควรทำอย่างอื่นไปพร้อมกับการประชุมเพราะอาจจะไม่ได้ผลดีเลยสักอย่าง ควรใช้เวลาในการจับประเด็น คิดวิเคราะห์และร่วมแลกเปลี่ยนตัดสินใจ เพื่อให้ได้ข้อสรุปและกระชับเวลาการประชุมจะดีกว่า
3.ลดสิ่งรบกวนหน้าจอ เพื่อไม่ให้สายตาไม่ต้องถูกรบกวน ต้องเพ่งหรือจ้องมากเกินไปในขณะประชุมออนไลน์ แนะนำให้คุณลองปรับรูปแบบจอให้เห็น Slide ที่แชร์ได้อย่างชัดเจน เลือกรูปแบบที่เห็นผู้นำเสนอหรือผู้พูดขนาดใหญ่เพื่อให้เห็นท่าทาง สีหน้าของผู้พูด รวมถึงควรปรับพื้นหลังเป็นพื้นเรียบๆ สีไม่ฉุดฉาดเพื่อไม่รบกวนผู้ร่วมประชุมท่านอื่น และควรปิดโปรแกรมอื่นที่ไม่จำเป็นเพื่อให้โปรแกรมประชุมออนไลน์ ทำงานได้ราบรื่น ไม่สะดุด
4.ฟังก์ชั่นที่มีอย่าลืมใช้ นอกจากฟังก์ชั่น Mute สำหรับเปิด/ปิดเสียง เพื่อช่วยไม่ให้มีเสียงไม่ไปรบกวนผู้อื่นขณะประชุมแล้ว อีกฟังก์ชั่นที่ช่วยให้การประชุมก็คือการยกมือแสดงความคิดเห็น หรือปุ่ม Raise Hand ที่จะช่วยให้ที่ประชุมจัดลำดับการพูดและไม่เกิดการพูดแทรกระหว่างการประชุมได้ นอกจากนั้นยังอาจใช้ฟังก์ชั่น Chat เพื่อพูดคุยกับผู้เข้าร่มประชุมทั้งแบบกลุ่มและเฉพาะคนก็จะเพิ่มความสะดวกในการสื่อสารระหว่างการประชุม ลดการพูดแทรกซึ่งรบกวนผู้นำเสนอในระหว่างประชุมได้
5.พักเบรคระหว่างประชุม หากการประชุม Online นั้นต้องใช้ระยะเวลานานถึง 3-4 ชั่วโมง อาจจะมีการตกลงกันว่าจะมีช่วงเวลาพักเบรคสัก 5 - 10 นาที เพื่อให้ผู้ร่วมประชุมได้พักสายตาจากจอประชุม และได้ลุกขึ้นขยับเนื้อขยับตัว ดื่มน้ำ จิบชากาแฟ เพื่อผ่อนคลายช่วยลดความเครียด เมื่อกลับมาประชุมอีกครั้งก็จะมีความพร้อมที่จะประชุมมากขึ้น
สำหรับเคล็ดลับประชุมออนไลน์ที่นำมาฝากกันนี้ คงช่วยให้การประชุมครั้งต่อไปเป็นไปด้วยดี ไม่ทำให้เบื่อหรือเหนื่อยมากจนเครียดจากการประชุมกันนะคะ