ข้อควรระมัดระวัง การเตรียมความพร้อม การปิดบัญชีประจำปี 2564

ในการปิดบัญชี ซึ่งจะมีการวางแผนร่วมกับผู้สอบบัญชีรับอนุญาตของบริษัท ในการนัดหมายเข้าตรวจสอบงบการเงินประจำปี การจัดเตรียมข้อมูลที่สำคัญประกอบข้อมูลในการตรวจสอบ ดังนั้นการประสานงานกับผู้สอบบัญชีล่วงหน้า ก็จะช่วยให้การจัดงานตรวจสอบบัญชีมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ในการปิดบัญชีบัญชีประจำปีนั้น มีรายการบัญชีที่มักมีปัญหาซึ่งนักบัญชีควรให้ความสำคัญ ดังนี้
1. บัญชีเงินสด มักพบว่าจำนวนเงินสดที่แสดงมักไม่ค่อยสอดคล้องกับการดำเนินธุรกิจ หมายความว่า จำนวน เงินสดที่แสดงมากเกินจริง อาจจะมีข้อสงสัยได้ว่าไม่มีเงินสดอยู่จริง
2. บัญชีเงินฝากกระแสรายวัน มียอดแสดงด้านเครดิต เวลาจัดทำงบการเงิน ทางบัญชีนำไปแสดงอยู่ภายใต้หนี้สินหมุนเวียน – เงินเบิกเกินบัญชีและเงินกู้ยืมจากสถาบันการเงินระยะสั้น ซึ่งไม่ได้พิจารณาอย่างระมัดระวัง หากบัญชีเงินฝากธนาคารกระแสรายวันไม่ใช่บัญชีเงินเบิกเกินบัญชี จะไปแสดงอยู่ภายใต้เงินเบิกบัญชีและเงินกู้ยืมจากสถาบันการเงินระยะสั้นไม่ได้
3. บัญชีลูกหนี้การค้า ในหลักการ บัญชีคุมลูกหนี้การค้าต้องตรงกับรายละเอียดบัญชีลูกหนี้การค้ารายตัวรวมกัน ซึ่งโดยปกติมักไม่พบปัญหาในเรื่องดังกล่าว (หากบัญชีมีการตรวจสอบอยู่ตลอดเวลา) แต่มีข้อสังเกตที่ต้องพิจารณา บัญชีลูกหนี้การค้ารายตัวรายใดที่มียอดคงเหลือติดวงเล็บ ซึ่งลักษณะดังกล่าวทางบัญชีควรต้องสาเหตุ ว่ามีอะไรผิดปกติหรือไม่อย่างไร
4. บัญชีลูกหนี้การค้า หากมีลูกหนี้การรายใดมีแนวโน้มเก็บเงินไม่ได้ นักบัญชีต้องนำหลักการการตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ มาพิจารณาในการรับรู้รายการ
5. บัญชีเงินทดรองจ่าย ซึ่งโดยส่วนใหญ่จะต้องมีรายละเอียดประกอบ แต่สิ่งที่นักบัญชีต้องระมัดระวังในรายละเอียดประกอบ ต้องดูว่ามีเงินทดรองจ่ายค้างนาน ซึ่งโดยลักษณะควรจะแสดงอยู่ภายใต้เงินทดรองจ่ายหรือไม่
6. บัญชีสินค้าคงเหลือ จะมีอยู่ 2 ประเด็น ประเด็นที่ 1 การพิจารณากรณีสินค้าเสื่อมสภาพ ค้างนาน ซึ่งต้องพิจารณานำหลักการการเปรียบเทียบราคาทุนกับมูลค่าสุทธิที่คาดว่าจะได้รับ และแสดงตัวที่ต่ำกว่ามาพิจารณารับรู้รายการ ประเด็นที่ 2 สินค้าขาดบัญชี STOCK ซึ่งเป็นผลจากการตรวจนับ ในหลักการควรต้องมีการหาสาเหตุ ก่อนการปรับปรุง ถ้าตรวจสอบแน่ใจ แล้วค่อยเสนอขออนุมัติ แต่ส่วนใหญ่มักจะปรับ STOCK ทันทีให้ตรงกับของจริง ซึ่งหากไม่ตรวจสอบให้ดี อาจจะเป็นปัญหาต่อเนื่องยกไปงวดหน้าได้
7. บัญชีสินทรัพย์ถาวร – ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ ต้องให้ความสำคัญความมีอยู่จริง ต้องมีการตรวจนับเช่นเดียวกับบัญชีสินค้า ประเด็นที่ปัญหาอีกอย่าง ก็คือ การประมาณอายุการใช้ มักจะประมาณการไม่เหมาะสม นักบัญชีไม่ค่อยศึกษาเปรียบเทียบข้อมูลในอดีต หรือปรึกษากับผู้บริหาร ดังนั้นจึงพบบ่อย ๆ ว่า การประมาณอายุการใช้มักไม่ค่อยสอดคล้องกับประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ ซึ่งปัญหาตรงนี้จะส่งกระทบต่องบกำไรขาดทุน สินค้าคงเหลือ และราคาตามบัญชีของสินทรัพย์
8. หนี้สินหมุนเวียน – รายการค้างจ่าย มักจะมีการตั้งค้างจ่ายไม่ครบถ้วน โดยเฉพาะประมาณการหนี้สินที่คาดว่าจะเกิดขึ้น นักบัญชีไม่ได้ติดตาม สอบถามข้อมูลที่เป็นข้อตกลง ข้อผูกพัน จึงทำให้บันทึกบัญชีในส่วนนี้ ไม่ครบถ้วนเช่นกัน
9. ทุนจดทะเบียน มีเรื่องที่ไม่ควรเกิดแต่ก็เกิดขึ้นได้ กล่าวคือ ทุนทะเบียนที่แสดงข้อมูลในงบการเงินไม่ตรงกับข้อมูลที่ปรากฏในเอกสารหนังสือรับรอง ดังนั้นนักบัญชีควรจะต้องตรวจสอบกับเอกสารหนังสือรับรองปัจจุบัน (ควรคัดหนังสือรับรองหลังวันสิ้นงวด)
10. บัญชีรายได้ ควรต้อง Cut off เอกสารให้ดี และนักบัญชีต้องตอบได้ว่าการรับรู้รายได้นั้นได้ปฏิบัติเป็นไปตามเกณฑ์การรับรู้รายได้ที่มาตรฐานการรายงานทางการเงินกำหนดหรือไม่ รวมถึงควรสอบยัน / กระทบยอดกับแบบ ภพ.30 ผลต่างที่เกิดขึ้น ควรต้องทราบสาเหตุ พร้อมหลักฐานสนับสนุน
11. บัญชีต้นทุนขาย นักบัญชีต้องเข้าใจความสัมพันธ์ของโครงสร้างต้นทุน กำไรขั้นต้น และต้องหาสาเหตุหาก ผลออกมาแตกต่างอย่างเป็นสาระสำคัญ
12. บัญชีค่าใช้จ่ายและบริหารรายการสำคัญ ควรต้องระวังบันทึกบัญชีครบถ้วนหรือไม่
(สำหรับข้อ 11 กับ 12 นั้น ต้องอย่าลืมว่า เมื่อรายได้เกิดขึ้น ต้องหาความสัมพันธ์ของรายจ่าย ว่ามีรายจ่ายใดเกี่ยวข้องกับรายได้บ้าง บันทึกครบถ้วนหรือไม่)
13. บัญชีต้นทุนทางการเงิน ควรคำนวณออกมาเป็นอัตราดอกเบี้ยถัวเฉลี่ย แล้วนำไปเปรียบเทียบกับสัญญา เพื่อเชื่อมั่นว่าจะบันทึกดอกเบี้ยครบถ้วน
14. บัญชีภาษีเงินได้ ควรจดทำกระดาษทำการในการคำนวณ
15. การเปิดเผยข้อมูล โดยส่วนใหญ่มักจะเปิดเผยไม่ครบ คือภาระผูกพันที่คาดว่าจะเกิดขึ้น ซึ่งควรต้องสอบถามข้อมูลกับผู้บริหาร / ทนายความ /หรือสถาบันการเงิน