เมื่อเอกสารสำคัญทางบัญชีสูญหาย จากเหตุไม่คาดคิด ต้องทำอย่างไร

นักบัญชีหลาย ๆ ท่าน อาจจะเคยพบปัญหาเอกสารสำคัญได้รับความเสียหายจากภัยพิบัติทางธรรมชาติ น้ำท่วม ไฟไหม้ สูญหายจากการย้ายสำนักงาน หรือเกิดจากสำนักงานบัญชีทำเอกสารสูญหาย จะแก้ไขสิ่งที่เกิดขึ้นได้อย่างไร คอลัมน์ Tips มีข้อมูลดี ๆ มาฝากกันครับ
ขั้นตอนการดำเนินการกรณีเอกสารสูญหาย/เสียหาย
1.สำรวจว่าเอกสารที่สูญหาย/เสียหาย เป็นเอกสารชนิดใดของปีใด และเดือนใด พร้อมถ่ายรูปไว้เป็นหลักฐานหรือจดบันทึกทำสรุปเอกสารที่สูญหาย เสียหายนั้น
2.แจ้งความลงบันทึกประจำวัน โดยต้องนำเอกสารและหลักฐานที่แสดงชัดได้ว่าเป็นเอกสารสำคัญจริงของกิจการเพื่อแจ้งความไว้เป็นหลักฐาน
3.แจ้งต่อกรมสรรพากรและกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ภายใน 15 วัน นับตั้งแต่วันที่เราทราบว่าเอกสารสูญหาย/เสียหาย
4.ติดต่อขอเอกสารกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อขอเอกสารเพื่อทดแทนเอกสารที่ชำรุดหรือหายไป เช่น ใบกำกับภาษี เป็นต้น