"เทคนิคการตรวจสอบ” เพิ่มประสิทธิภาพงานให้นักบัญชี

Examination of Original Documents หรือการตรวจสอบเอกสารใบสำคัญ เป็นวิธีการตรวจสอบเพื่อก่อให้เกิดความเข้าใจในเนื้อหาสาระ ก่อนที่นำไปสู่การวิเคราะห์รายการทางบัญชี บันทึกบัญชีตามหลักการบัญชีต่อไป สำหรับการตรวจสอบเอกสารใบสำคัญต้องพิจารณาไปถึงเอกสารหลักฐานที่แนบประกอบใบสำคัญด้วย ซึ่งควรต้องตอบความเข้าใจเนื้อหาสำคัญ 5 ประการ ได้แก่
เพียงพอ หมายถึง หลักฐานแนบประกอบให้ข้อมูลเพียงพอต่อความเข้าใจที่จะนำหลักการบัญชีมาประยุกต์ใช้ เพื่อเชื่อมั่นได้ว่าจะบันทึกบัญชีได้อย่างถูกต้อง นั่นหมายความว่า ถ้าหลักฐานที่ปรากฏให้ข้อมูลเนื้อหาที่ไม่เพียงพอที่ส่งผลต่อการบันทึกบัญชี นักบัญชีจึงพึงต้องแสวงหาข้อมูลเพิ่มเติมนั่นเอง (สาระสำคัญกว่ารูปแบบ ... เพื่อนนักบัญชียังจำหลักการนี้ได้นะครับ)
เชื่อถือได้ หมายถึง เอกสารหลักฐานที่ปรากฏมีความน่าเชื่อถือหรือไม่ ซึ่งหลักการพื้นฐานของเอกสารเรียงลำดับความน่าเชื่อถือดังนี้
ลำดับที่ 1 เอกสาร “ต้นฉบับ”
ลำดับที่ 2 เอกสาร “สำเนาของต้นฉบับ”
ลำดับที่ 3 เอกสาร “Copy ถ่ายเอกสาร” ซึ่งเอกสารในลำดับที่ 3 ต้องระวังเป็นอย่างมาก และที่สำคัญเอกสารที่ทางบัญชีได้รับต้องเข้าใจด้วยว่าต้องมาจากแหล่งข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถือ
ความถูกต้อง หมายถึง เอกสารหลักฐานมีความถูกต้องในเนื้อหาสาระ ที่มาของข้อมูล ความถูกต้องในทางกฎหมาย เช่น ใบกำกับภาษีตามรูปแบบถูกต้องตามที่กรมสรรพากรกำหนด จำนวนเงินที่ปรากฏถูกต้องตามระเบียบที่บริษัทกำหนด เป็นต้น
ความครบถ้วน หมายถึง เอกสารหลักฐานต่าง ๆ ที่ทางบัญชีได้รับต้องครบถ้วน ดังนั้นการสอบยันข้อมูลระหว่างหน่วยงานตามช่วงเวลาที่ต้องกำหนดอย่างเหมาะสม ก็ถือเป็นเทคนิคพื้นฐานในการตรวจสอบเช่นเดียวกัน
ผู้อนุมัติ หมายถึง เอกสารหลักฐานต่าง ๆ ที่ทางบัญชีได้รับ ทางบัญชีต้องมั่นใจว่าผู้ลงนามในเอกสารเป็นผู้ที่อำนาจในการลงนามได้จริงตามที่บริษัทมอบหมาย ดังนั้นการตรวจสอบเรื่องการลงนามผู้อนุมัตินั้น นักบัญชีควรปรึกษาหารือกับผู้บริหารเพื่อให้เกิดความชัดเจน สำหรับบุคคลที่รับอนุมัติให้มีอำนาจลงนามในเอกสาร ซึ่งแต่ละบริษัทควรจัดทำ “อำนาจในการลงนาม” ประกอบการทำงานนั่นเอง
เทคนิคการตรวจสอบเอกสารใบสำคัญมีข้อควระมัดระวังคือ ต้องเป็นรายการที่เกิดขึ้นจริง มิใช่ปลอมแปลงปลอมปนข้อมูล (ตัวอย่างเช่น การนำค่าใช้จ่ายส่วนตัวมาบันทึกบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท)