เทคนิคออกแบบผังบัญชีเพื่อประโยชน์ในการควบคุมคุณภาพการจัดทำบัญชี

การนำผังบัญชีมาใช้ประโยชน์ในการควบคุมคุณภาพการจัดทำบัญชีอย่างไร จึงควรพิจารณาปฏิบัติดังนี้
ยกตัวอย่างเช่น
ผังบัญชี : หมวดบัญชีหลัก รายได้
             หมวดบัญชีรอง รายได้หลัก
                   ชื่อบัญชี รายได้จากการขาย
                   ชื่อบัญชี หัก รับคืนและส่วนลดจ่าย
                             หัก ส่วนลดจ่าย
การพิจารณาเพื่อสร้างความเข้าใจดังนี้
รายได้จากการขาย
  • WHO เกี่ยวข้องกับหน่วยงานไหน (แหล่งข้อมูล)
  • WHAT กิจกรรมที่เกี่ยวข้องคืออะไร (เพื่อสร้างความเข้าใจกรอบขอบเขตงาน)
  • HOW TO กิจกรรมที่เกี่ยวข้องมีกระบวนการปฏิบัติงานอย่างไร (ควรทำความเข้าใจวิธีการปฏิบัติ/ นโยบาย - ระเบียบ - อำนาจในการอนุมัติ – ลักษณะการขายสินค้า เงื่อนไขข้อตกลงกับลูกค้า (อาจจะมีสัญญา)/ เอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้อง สรุปวิเคราะห์ ข้อมูลที่จำเป็นต่อการจัดทำบัญชี)
  • WHEN กิจกรรมที่เกิดขึ้นนั้นเกิดบ่อยหรือไม่ (จังหวะเวลาความถี่ในการเกิดรายการ วัน/สัปดาห์/เดือน เพื่อกำหนดกรอบเวลาในการติดตามข้อมูลอย่างเป็นระบบ)
  • WHERE การประสาน การสื่อสาร มีอุปสรรคหรือไม่
  • WHY วิเคราะห์ภาพรวม ยังปรากฏจุดเสี่ยงที่ส่งผลกระผลต่อกระบวนการจัดทำบัญชีหรือไม่ ถ้ามีควรพิจารณาผลกระทบ และกำหนดแนวทางในการปรับปรุง กำหนดมาตรการในการป้องกัน ซึ่งอาจจะมีความจำเป็นที่เพื่อนนักบัญชีต้องสื่อสาร ขอความร่วมมือกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
หรือผังบัญชีมีรายการชื่อบัญชี รับคืนและส่วนลดจ่าย กับชื่อบัญชี ส่วนลดจ่าย เพื่อนนักบัญชีก็ต้องมีข้อสังเกตว่ามีโอกาสที่จะเกิดเหตุการณ์ดังกล่าวหรือไม่ ถ้ามีแนวโน้มจะเกิดเหตุการณ์ดังกล่าว ก็ต้องรีบประเมินเพื่อสร้างความเข้าใจ ตามลักษณะตัวอย่าง “รายได้จากขาย” ข้างต้นนั่นเอง
จะสังเกตได้ว่า เราจะใช้ผังบัญชีที่ถูกกำหนดไว้เป็นเครื่องมือสร้างความเข้าใจ โดยเชื่อมโยงไปถึงกระบวนการต้นเรื่อง ซึ่งจะทำให้การมองภาพรวมของการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำบัญชีนั้นมีความกระจ่าง เห็นถึงจุดเสี่ยง จะได้ออกแบบกำกับควบคุมได้อย่างเหมาะสมมากยิ่งขึ้น รวมถึงยังสามารถใช้เป็นเครื่องมือที่ช่วยพนักงานบัญชีที่เข้ามาใหม่สามารถเรียนรู้ สร้างความเข้าใจ
และเพื่อความสมบูรณ์ เราควรเชื่อมเนื้อหาประยุกต์เข้ากับหลักการบัญชีที่ถือปฏิบัติและกำหนดเป็นนโยบายการบัญชี ทำนองเดียวกัน ก็ควรเชื่อมเนื้อหากับหลักการภาษีที่เกี่ยวข้อง เราก็จะได้คู่มือการปฏิบัติงานที่สมบูรณ์แบบนั่นเอง