วงจรในการจัดทำบัญชี

ถึงแม้ว่านักบัญชีที่จบใหม่ได้ถูกสอนให้เรียนรู้ในวงจรการจัดทำบัญชี แต่อย่างไรก็ดี ก็ควรสอนให้นักบัญชีจบใหม่เข้าใจลำดับขั้นตอนวงจรในการจัดทำบัญชีให้เกิดความรู้ความเข้าใจ ซึ่งประกอบด้วย 11 เรื่องสำคัญ

1. ความเข้าใจในลักษณะของธุรกิจ

การจะจัดทำบัญชีได้อย่างถูกต้องได้นั้น หัวใจสำคัญคือนักบัญชีต้องมีความเข้าใจในธุรกิจก่อน ธุรกิจที่เราจะต้องจัดทำบัญชีนั้นเป็นธุรกิจประเภทไหน ซื้อมาขายไป ผลิตสินค้า บริการ หรือธุรกิจเฉพาะ เช่นอสังหาริมทรัพย์ โรงแรม โรงพยาบาล แบบนี้เป็นต้น ดังนั้นเมื่อบริษัทรับพนักงานบัญชีจบใหม่เข้ามาทำงาน ทางหัวหน้างานควรแนะนำให้ความรู้ลักษณะของธุรกิจแก่พนักงานบัญชีจบใหม่

2. ความเข้าใจโครงสร้างองค์กร/ฝ่ายและแผนกต่าง ๆ

ถือว่าเป็นเรื่องสำคัญ เพราะงานบัญชีต้องมีการติดต่อสื่อสาร การประสานงาน ดังนั้นพนักงานบัญชีจบใหม่ เมื่อเข้ามาทำงานจึงควรเรียนรู้โครงสร้าง หน้าที่งานของแต่ละฝ่ายแต่ละแผนก และทำความเข้าใจ

3. ความเข้าใจกระบวนทำงานในกิจกรรมงานต่างๆ ของแต่ละฝ่าย/แผนก

พนักงานบัญชีจบใหม่นั้นไม่ใช่เพียงต้องเข้าใจโครงสร้างองค์กร หน้าที่งานของแต่ละฝ่ายแต่ละแผนก แต่ต้องเข้าใจถึงกระบวนการทำงานด้วย ซึ่งตรงนี้คือการเชื่อมโยงที่ต้องนำองค์ความรู้เรื่องระบบบัญชี การควบคุมภายใน เอกสารหลักฐานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับแต่ละกระบวนการมาประยุกต์กับการทำงานนั้นเอง

4. ความเข้าใจในโปรแกรมบัญชี สนับสนุนการทำงาน

ปัจจุบันนี้กระบวนการทำงานต่าง ๆ จะถูกสนับสนุนโดยการนำเครื่องมือ Tools > โปรแกรมบัญชี มาใช้ ดังนั้นการสอนการใช้โปรแกรมบัญชีให้กับพนักงานบัญชีจบใหม่จึงจำเป็น และต้องมีการสอนอย่างเป็นระบบ เพื่อให้พนักงานบัญชีจบใหม่ที่จะปฏิบัติใช้งานได้อย่างถูกต้อง (ดังนั้นโปรแกรมการฝึกอบรมการใช้โปรแกรมบัญชี บริษัทควรมีการจัดการอบรมอย่างเป็นระบบ)

5. ความเข้าใจในวิธีการตรวจสอบ

นักบัญชีมีบทบาทหน้าที่สำคัญคือการตรวจสอบ ดังนั้นเรื่องที่ควรสอนนักบัญชีจบใหม่คือวิธีการตรวจสอบเอกสารหลักฐานต่าง ๆ ที่ทางบัญชีได้รับ ว่าควรตรวจสอบอย่างไร (การตรวจสอบคือ What วิธีการตรวจสอบคือ How to ) และควรสอนให้เข้าใจวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ เมื่อเข้าใจในวัตถุประสงค์การตรวจสอบ ก็เข้าใจได้ง่ายว่าควรใช้วิธีการตรวจสอบอย่างไร สำหรับวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบต้องเชื่อมั่นได้ว่าเอกสารหลักฐานที่ได้รับเพียงพอ เชื่อถือได้ ถูกต้อง ครบถ้วน และผ่านการอนุมัติจากผู้มีอำนาจนั่นเอง

ส่วนอีก 6 เรื่องที่สำคัญในวงจรการจัดทำบัญชีติดตามได้ในวารสาร CPD & Account