Problem & Risk ปัญหาและความเสี่ยงที่พบบ่อย ของฝ่าย จัดซื้อ คลังสินค้า ฝ่ายขาย และฝ่ายบัญชี การเงิน ผลกระทบต่อองค์กรจากการทำงานที่เกี่ยวพันกัน (จ.ชลบุรี) (จองและชำระเงินภายใน 6 ก.ค. 69 เข้า 2 ท่าน ลด 500 บาท เข้า 3 ท่าน ลด 1,000 บาท)

บรรยายโดย อาจารย์เดชา ศิริสุทธิเดชา

หัวข้อสัมมนา

1. ทำความเข้าใจวงจรระบบการทำงานทั้ง 4 ฝ่าย ที่มีความเกี่ยวข้องกัน

• ภาพรวมกระบวนการทำงานของ 4 ฝ่ายในรูป Workflow
  
• ความสำคัญในการศึกษาปัญหาแต่ละฝ่ายงาน
  
• การประเมินความเสี่ยง และจุดควบคุมที่สำคัญ แต่ละขั้นตอนของระบบงาน
  
• การสร้าง Risk Awareness ให้กับทุกฝ่ายงาน
  
• ความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาและผลกระทบกับการทำงานร่วมกัน

2. ความเกี่ยวโยงกันในระบบการทำงาน (Flowchart) และตารางสรุปการทำงานที่เกี่ยวข้องกับ
ทั้ง 4 ฝ่ายงาน

• การจัดทำตารางสรุปงาน (Process Mapping) ที่เข้าใจง่ายและตรวจสอบได้

3. วิเคราะห์ปัญหาเชิงระบบและผลกระทบระหว่างฝ่ายงาน

• ปัญหาด้านการขายและลูกค้า

- รับคำสั่งซื้อจากลูกค้า โดยไม่มีสินค้าพร้อมส่ง
- กำหนดราคาขายผิดพลาด ทำให้เกิดการออกใบลดหนี้
- ความเสี่ยงด้านเครดิตลูกค้า
- ขายสินค้า เก็บเงินไม่ได้

• ปัญหาด้านจัดซื้อ (Procurement)

- สั่งซื้อ ปริมาณมากเกินความจำเป็น ทำให้เกิดสินค้าค้างนาน
- สั่งซื้อสินค้า ไม่ได้คุณภาพ / Vender จัดส่ง ไม่เป็นตามเวลาที่กำหนด
- ปัญหาการจ่ายเงินไม่ตรงกับรายการรับของ กรณีที่จ่ายแล้วได้ของไม่ครบ

• ปัญหาด้านคลังสินค้า (Warehouse & Inventory)

- ปัญหาการบันทึกรายการรับสินค้าในระบบบัญชีไม่ตรงกับใบส่งของ
- กำลังพลไม่เพียงพอต่อปริมาณการรับของประจำวัน
- การตรวจรับ และตรวจนับ ไม่ได้กำหนดมาตรฐานในการทำงานส่งผลต่อปริมาณ / คุณภาพ

- ปัญหาเมื่อมีการเบิกสินค้าจากฝ่ายคลังสินค้าก่อนนำส่งใบเบิกมาทำให้สต๊อกไม่ตรง
- ปัญหาการบันทึกการรับสินค้าในระบบสต๊อก ไม่ตรงกัน
- ปัญหาการควบคุมอายุของสินค้า สินค้าหมดอายุ ที่อาจส่งผลกระทบต่อมูลค่าของสินค้าคงเหลือ
- สินค้าสูญหาย

• ปัญหาด้านบัญชีและการเงิน

- สินค้าคงเหลือ กับประเด็นด้านบัญชีมีอะไรบ้าง ที่ต้องระวัง
- ปัญหาสินค้าคงเหลือในบัญชี ไม่ตรงกับข้อเท็จจริง
- ไม่บันทึกรายการซื้อสินค้าตามข้อเท็จจริง
- การบันทึกสินค้าคงเหลือปลายงวดตามวิธีการบัญชีแบบสิ้นงวด
- ปัญหาการเงินในการลงทุนสูง
- เกิดข้อผิดพลาดในการทำบัญชี
- เสี่ยงต่อการปลอมแปลงเอกสารทางบัญชี

• ปัญหาด้านองค์กรและบุคลากร

- ความขัดแย้งในการทำงาน

- การประสานงานที่ขาดความเข้าใจร่วมกัน
- ปัญหาในการจัดการเอกสารต่างๆ
- การนำส่งเอกสารให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
- การเกิดทุจริต

4. แนวทางการยกระดับการทำงานและลดข้อผิดพลาดกับการทำงานระหว่างฝ่ายงาน

• เทคนิคการสื่อสาร ทำความเข้าใจ ร่วมกัน
• การออกแบบกระบวนการตรวจสอบเอกสารอย่างละเอียดก่อนนำส่ง
• เทคนิคสำคัญ...ในการตรวจสอบทุกกระบวนการ
• การนำระบบไอทีเข้ามาช่วยงาน
• สร้างระบบการทำงานในการตรวจนับสต๊อกสม่ำเสมอ

5. ถาม-ตอบ