การจัดการกับความไม่แน่นอน เพื่อพร้อมรับกับการเปลี่ยนแปลง

เป็นธรรมชาติของมนุษย์เลยก็ว่าได้ เมื่อได้ยินว่าจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงทำสิ่งใหม่ๆ ซึ่งไม่เคยทำมาก่อน มิหนำซ้ำเรื่องใหม่
ที่จะทำนั้นอาจมีผลกระทบต่อการทำงาน เช่น รู้สึกว่าจะทำงานไม่ได้ โดนจับผิด ต้องทำในสิ่งที่ไม่ถนัด ต้องทำในเรื่อง
ที่ยุ่งยาก หรือลำบากมากยิ่งขึ้น ต้องทำในสิ่งที่ไม่คุ้นเคย ต้องทำเรื่องที่มีความซับซ้อน เมื่อได้ยินอย่างนี้แล้วความเครียด
ก็จะผุดขึ้นมาในหัวทันที นั่นอาจเป็นเพราะพวกเขายังไม่รู้ ยังไม่เข้าใจรายละเอียดต่างๆ จึงทำให้พวกเขาเครียด
และเกิดความกังวลต่างๆ ตามมา
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน 4 ส่วนตามแนวคิด PDCA (P: Plan วางแผน, Do: ลงมือปฏิบัติ, Check: ตรวจสอบ, Action:
สร้างมาตรฐานใหม่) จึงจะช่วยให้การปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลงลื่นไหลขึ้น

ขั้นตอนแรก การวางแผน (Plan) หรือเตรียมความพร้อม มีรายละเอียดดังนี้
1. วางแผนการดำเนินงาน ให้ครบทุกขั้นตอนตั้งแต่เตรียมการ การปฏิบัติ การติดตาม และประเมินผลโครงการ เป็นต้น
2. ศึกษารายละเอียดหลัก ได้แก่ ขั้นตอน วิธีการปฏิบัติงานของเครื่องมือ เครื่องจักรที่จะนำมาใช้ โดยศึกษาจากคู่มือต่างๆ
ที่มีอยู่ แต่ถ้ายังไม่มีคู่มือการทำงาน ก็ให้รีบจัดทำโดยด่วนเลย ห้ามไปทำก่อนที่จะมีคู่มือนะ เพราะเดี๋ยวพนักงานจะสับสน
แล้วทำไปคนละทิศ คนละทาง ทำแบบผิดๆ ถูกๆ ความเสียหายจะบังเกิด
3. เตรียมเครื่องจักร เครื่องมือ และอุปกรณ์ให้พร้อม โดยก่อนที่จะเข้าไปทำการติดตั้ง หรือปรับเปลี่ยนให้พร้อม เมื่อถึงเวลา
ที่จะไปปฏิบัติจริงๆ จะได้รวดเร็ว และไม่เสียเวลา
4. ศึกษารายละเอียดที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมทั้งหมด ข้อดี ข้อเสีย ผลกระทบ ปัญหา อุปสรรค ข้อควรระวัง การติดตาม
และประเมินผล การสื่อสารเมื่อเกิดปัญหา และการแก้ไขปัญหาเบื้องต้น สิ่งที่ต้องปฏิบัติ และไม่ควรปฏิบัติ เตรียมให้ครบเวลา
ไปอธิบายให้กับพนักงานฟังจะได้เข้าใจตรงกันทุกคน

ขั้นตอนที่สอง ลงมือปฏิบัติงาน (Do) มีรายละเอียดดังนี้
1. จัดประชุม ชี้แจงการปฏิบัติงาน ให้กับพนักงานทุกคน เพื่อทำความเข้าใจ และแจ้งรายละเอียดต่างๆ ให้พนักงานได้ทราบ
ได้แก่ ลำดับขั้นตอน วิธีการปฏิบัติ ปัญหา อุปสรรค ข้อควรระวัง การแก้ไขปัญหา การสื่อสาร การประสานงาน การรายงาน
เมื่อเกิดปัญหา
2. มอบหมายงานตามความเหมาะสม
3. กำหนดการตรวจสอบ ติดตาม และประเมินผล
4. กำหนดผู้รับผิดชอบในการดำเนินงานต่างๆ
5. อธิบายผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น และผลที่พนักงาน และองค์กรจะได้รับเมื่อบรรลุเป้าหมาย และไม่บรรลุเป้าหมาย

ขั้นตอนที่สาม ตรวจสอบ (Check) ติดตาม และประเมินผล มีรายละเอียดดังนี้
1. ติดตาม และประเมินผลการปฏิบัติงานตามช่วงเวลาที่กำหนด
2. ให้คำแนะนำตามความเหมาะสม
3. ให้การปรึกษาหารือตามความจำเป็นในแต่ละเรื่องที่เกิดขึ้น
4. ให้ประเมินผลงาน และให้รางวัลอย่างเหมาะสม

ขั้นตอนที่สี่ สร้างมาตรฐานการปฏิบัติงาน (Action) มีรายละเอียดดังนี้
1. นำสิ่งที่ปฏิบัติแล้วบรรลุเป้าหมายมากำหนดเป็นมาตรฐานการปฏิบัติงานใหม่
2. กรณีที่ผลลัพธ์ของงานไม่บรรลุเป้าหมายให้ศึกษารายละเอียด และวิเคราะห์หาสาเหตุจากนั้นดำเนินการแก้ไขปรับปรุง
แล้วดำเนินการปฏิบัติใหม่อีกครั้ง โดยทำไปเรื่อยๆ จนกว่าผลลัพธ์ของงานจะบรรลุเป้าหมาย

เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงอะไรแล้วละก็ ผู้นำหรือหัวหน้างานทุกท่านต้องตระหนักและให้ความสำคัญกับการจัดการการ
เปลี่ยนแปลง (Chang Management) ที่เกิดขึ้น เพื่อที่จะได้ไม่มาปวดหัวทีหลังนะรับ