การบริหารบัญชีลูกหนี้การค้า

การบริหารบัญชีลูกหนี้การค้านั้น แบ่งประเภทบัญชีลูกหนี้การค้า ดังนี้

1. ลูกค้ารายใหม่ - การบริหารเราจะเน้นเรื่องการพิจารณาคุณภาพของลูกค้า เพื่อให้เชื่อมั่นได้ว่าหากได้ทำข้อตกลงขาย/
ให้บริหาร ทางบริษัทจะสามารถเก็บเงินจากลูกค้าได้ ดังนั้นการบริหารลูกค้ารายใหม่ จึงควรพิจารณาในประเด็นที่สำคัญ ดังนี้
• ความตั้งใจในการชำระหนี้ ซึ่งต้องเน้นตรวจสอบข้อมูล ประวัติ ชื่อเสียง ของลูกค้าใหม่
• ความสามารถในการชำระหนี้ ซึ่งต้องเน้นตรวจสอบระยะเวลาในการดำเนินธุรกิจ (บริษัทก่อตั้งมานานหรือยัง) /
ความสามารถทางการเงิน - สภาพคล่อง / สภาพหนี้สินของของบริษัทลูกค้าใหม่
• โครงสร้างของทุน ซึ่งต้องเน้นการตรวจสอบว่าเงินทุนของบริษัทลูกค้าใหม่มีเพียงพอ / มีกำไรสะสม
• หลักประกัน ต้องพิจารณาว่า ในบางกรณีการขายสินค้า / การให้บริการ อาจมีความจำเป็นต้องเรียกหลักประกัน ดังนั้น
บริษัทลูกค้าใหม่ สามารถมี หรือหาหลักประกัน ได้หรือไม่
• สภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ ซึ่งต้องเน้นการตรวจสอบความเชื่อมโยง เช่น บริษัทลูกค้าใหม่ เป็นนายหน้าตัวแทน /
จัดจำหน่ายเองโดยตรง รวมถึงภาวะทางเศรษฐกิจ ผลกระทบในปัจจุบัน และอนาคต

2. ลูกค้าเดิม – การบริหารเราเน้นเรื่องการทบทวนคุณภาพของลูกค้า การกำกับ ตรวจสอบ พฤติกรรมที่ผิดปกติ ทบทวน
การให้วงเงินเครดิต การทบทวนการให้ระยะเวลาเครดิตเทอม
1. บัญชีลูกหนี้การค้าแต่ละราย ต้องมีการตรวจสอบคุณภาพ สภาพทางการเงินอย่างน้อย ปีละ 1 ครั้ง (ประเด็นนี้นักบัญชี
พึงพิจารณาการทำงานเชิงรุก มิใช่ไปรอให้ลูกหนี้การค้ามีปัญหาถึงค่อยไปตรวจสอบ )
2.การตรวจสอบพฤติกรรม เช่น ลูกหนี้การซื้อสินค้า มากเกินไป / น้อยเกินไป การเลื่อนการวางบิล การเก็บเงิน ลูกหนี้
การค้าจ่ายชำระเป็นเช็คลงวันที่ล่วงหน้า เช็คคืน เป็นต้น
นั่นหมายความว่า ทางบัญชีต้องมีการจัดแผนงานการกำกับ ดูแลอย่างใกล้ชิด ต้องมีข้อมูลที่เพียงพอต่อการวิเคราะห์
และที่สำคัญต้องบันทึกบัญชีให้เป็นปัจจุบัน ซึ่งข้อมูลที่สำคัญ ควรมีดังนี้
• รายงานวิเคราะห์อายุลูกหนี้การค้า
• รายงานวิเคราะห์ระยะการเก็บเงินจากลูกหนี้การค้า
• ข้อมูลสถิติการขายสินค้าให้กับลูกหนี้การค้า แต่ละราย เป็นต้น