8 ความเสี่ยงที่ต้องพิจารณา ก่อนนำระบบการจัดทำบัญชีโปรแกรมสำเร็จรูปบนคลาวด์มาใช้งาน

ระบบการจัดทำบัญชีโปรแกรมสำเร็จรูปบนคลาวด์ ถือว่าเป็นสิ่งที่มีประโยชน์แน่นอน เพราะถ้าในปัจจุบันธุรกิจขนาดเล็ก
และขนาดกลางสามารถนำมาใช้งานได้ไม่ยากและเห็นผลได้อย่างรวดเร็ว เพียงแต่ระบบนี้ยังไม่เหมาะสมกับทุกกิจการ
ดังนั้น การเลือกใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปบนคลาวด์มาใช้ในองค์กรจึงต้องมีการพิจารณาให้ดีก่อนนำมาใช้

1. ความเสี่ยงด้านผลตอบแทน (หรืออัตราผลตอบแทนในองค์กร) หากเริ่มนำโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปบนคลาวด์มาใช้งาน
องค์กรจะต้องมีการลงทุน เพราะจากการทำงานแบบ Offline มาเป็น Online จะไม่ใช่เป็นการลงทุนแค่ Software แต่จะ
เป็นการจัดการวางวิธีการทำงานใหม่ อาจจะต้องมีการลงทุนซื้ออุปกรณ์ที่ใช้ในการทำงานเพิ่ม พนักงานที่เกี่ยวข้องต้องมี
อุปกรณ์ที่สามารถเข้าถึง Online Software และจำเป็นต้องวางระบบ Internet ให้มีความเสถียรและรวดเร็วเพื่อให้การนำส่ง
ข้อมูลไม่ขัดข้อง นอกจากนี้ยอมรับว่าในการทำงานนั้นจะต้องมีระบบที่ใช้ในการสื่อสารเพื่อการประชุม ดังนั้น ค่าใช้จ่ายที่เกิด
จากการจัดหา คัดเลือก อบรมวิธีการใช้ Software ประกอบอื่นๆ นั้น ย่อมส่งผลกระทบต่ออัตราผลตอบแทนในระยะสั้นแน่นอน
นอกจากนั้นยังรวมไปถึงต้นทุนในการใช้ระบบบัญชีสำเร็จรูปบนคลาวด์เอง ค่าใช้จ่ายตั้งแต่ค่าระบบ ค่า Training พนักงาน
ค่า Package ตามความเหมาะสมขององค์กร รวมถึงในอนาคตอาจจะมีการเปลี่ยนแปลงระบบ เหล่านี้ต้องนำมาพิจารณาทั้งสิ้น

2. ความเสี่ยงด้านความเหมาะสมของระบบที่เข้ากับกิจการได้ การย้ายข้อมูลหรือการเปลี่ยนแปลงการทำงาน
(Migration) อาจจะเป็นปัญหาได้ เพราะการทำงานของระบบใหม่กับโครงสร้างระบบ IT ที่มีอยู่เดิมอาจจะไม่สามารถเชื่อมโยง
กันได้ เช่น เดิมระบบทำงานโดยใช้ Excel เป็นหลัก แต่ระบบใหม่ไม่สามารถทำงานร่วมกับ Excel ได้ ดังนั้นต้องพิจารณาก่อน
ว่าจะเลือกระบบใดก่อนมาใช้งานดี อีกประเด็นเกี่ยวกับความเข้ากันได้ของระบบและกิจการ คือ ระบบที่ใช้จะต้องทำให้กิจกรรม
ทางธุรกิจในองค์กรทำงานได้ดีกว่าเดิม (เร็ว ง่าย สะดวกยิ่งขึ้น) องค์กรต้องวิเคราะห์ระบบหรือทดลองใช้ก่อนว่า เดิมรูปแบบ
การทำงานเป็นแบบหนึ่ง แล้วถ้านำระบบใหม่มาใช้กระบวนการทำงานจะเป็นอย่างไร

3. ความเสี่ยงด้านความน่าเชื่อถือและไว้วางใจ ผู้ให้บริการโปรแกรมสำเร็จรูปบนคลาวด์เป็นธุรกิจใหม่ บางรายอาจ
เพิ่งเริ่มกิจการ ดังนั้น ความน่าเชื่อถืออาจยังไม่มีมากพอ ด้วยเพราะตัวระบบเองอาจจะยังไม่ทราบว่าจะมีผลกระทบอะไรเกิดขึ้น
บ้างเนื่องจากพฤติกรรมผู้ใช้งาน ระบบอาจจะไม่สามารถทำงานได้ตลอดเวลา ดังนั้น ต้องพิจารณาความต่อเนื่องในการทำงาน
จากปัจจัยภายนอกด้วยเช่นกัน

4. ความเสี่ยงด้านการเก็บรักษาข้อมูล เป็นเหตุหนึ่งที่สำคัญพราะเราไม่แน่ใจได้ว่าระบบคลาวด์บางรายอาจจะไม่มี
การป้องกันข้อมูลที่ดี ผลคืออาจจะเกิดการมีข้อมูลรั่วไหลได้ ดังนั้น ก่อนทำการใช้ระบบดังกล่าวอาจจะต้องมีการสอบถาม
จากการผู้ให้บริการระบบก่อนว่าได้มีการป้องกันเหตุนี้ได้อย่างไร เพราะคงไม่มีใครอยากให้ข้อมูลหลุดออกไปหาคู่แข่งเช่นกัน

5. ความเสี่ยงด้านการจัดการและรักษาข้อมูล ไม่ใช่เพียงแต่การเก็บรักษาความลับของข้อมูลเท่านั้น โครงสร้างการ
เก็บข้อมูลก็ต้องมีการประเมินเช่นกันว่า ข้อมูลของบริษัทมีการเก็บรักษาอย่างไร ใครสามารถเข้าถึงข้อมูลได้บ้าง ในมุมมอง
ของผู้ให้บริการมีใครสามารถเข้าถึงข้อมูล และระบบมีการ Back up ข้อมูลที่ไหนอย่างไร

6. ความเสี่ยงด้านความสามารถในการดูแลลูกค้า แน่นอนว่าการใช้ระบบบัญชีออนคลาวด์ เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพใน
การทำงาน การประมวลผลของข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว สามารถทำงานที่ไหนก็ได้ แต่ก็มีความเสี่ยงด้านการให้บริการ เพราะ
การทำงานบนคลาวด์หากมีปัญหาเกิดขึ้น ระบบจะขึ้นว่า Error แล้วพนักงานที่ทำงานอยู่จะเกิดความกังวลทันที่ว่างานที่ทำอยู่
หลังจากกด Save แล้วขึ้นคำว่า Error สรุปคืองานของเราได้บันทึกแล้วหรือไม่ หรือว่างานหายไป ถ้าหายจะสามารถเก็บกลับ
คืนมาได้หรือไม่ หรือว่าต้องเริ่มทำใหม่ทั้งหมด ดังนั้นต้องลองเช็กว่า ทางผู้ให้บริการมีแนวทางการช่วยเหลือในกรณีที่ท่านมี
ปัญหาได้เร็วแค่ไหน อันนี้ก็เป็นอีกประเด็นที่ต้องระวัง

7. ความเสี่ยงด้านคุณภาพ เหมือนกับทุกธุรกิจว่าเราจะรู้ได้อย่างไรว่าบริการของระบบบัญชีออนคลาวด์ที่ใช้งานมีคุณภาพดี
(ไม่รวมงานบริการหลังการขาย หรือในช่วงที่จ่ายค่าบริการอยู่) กรณีนี้จะพิจารณาแค่ตัว Product ว่ามีคุณภาพดีหรือไม่ เวลา
การทำงานมีการ Update ระบบเพื่อให้ตอบโจทย์กับอุปกรณ์ที่ท่านทำงานอยู่หรือไม่ ยกตัวอย่างเช่น ในองค์กรต้องใช้ระบบ
คอมพิวเตอร์ซึ่งทุกวันนี้ก็ต้องมี Window หรือ Apple ถ้าค่าย 2 ค่ายนี้มีการ Update Software ให้มีความเสถียรและป้องกัน
Virus malware หรืออื่นๆ ที่ส่งผลร้ายต่อระบบ ระบบบัญชีออนคลาวด์จะมีการพัฒนาตัวเองให้ทำงานควบคู่กับ 2 ค่ายนี้ได้หรือ
ไม่ หรือเมื่อผ่านไปช่วงเวลาหนึ่ง ระบบบัญชีออนคลาวด์มีการแนะนำ Feature ให้ผู้ใช้งานสามารถทำงานได้เพิ่มขึ้นหรือไม่
และที่สำคัญจะมีค่าบริการเพิ่มขึ้นหรือไม่ เรื่องเหล่านี้เป็นสิ่งที่ต้องพิจารณาก่อนนำระบบมาใช้ในองค์กร

8. ความเสี่ยงด้านบุคลากรบุคลากรที่ใช้ระบบก็เป็นอีกปัจจัยหนึ่งที่สำคัญมาก เพราะแม้ระบบจะดีเพียงใดแต่ถ้บุคลากร
มีปัญหา 2 ประเด็นนี้ ระบบก็ไม่สามารถทำงานต่อไปได้
• Mind Set ถ้าระบบทำให้กิจการสามารถทำงานร่วมกันได้ แต่บุคลากรไม่ให้ความร่วมมือ หรือไม่พร้อมรับมือกับการ
เปลี่ยนแปลง ไม่ยอมรับ ไม่อยากเรียนรู้ เท่านี้ก็ไม่สามารถดำเนินการต่อได้แล้ว
• ความสามารถของบุคลากรว่ามีความพร้อมที่จะศึกษาหรือไม่ แม้อยากเรียนรู้แต่ไม่ไหวก็ไม่สามารถทำงานได้เช่นกัน

และนี่ก็เป็นประเด็นที่ผู้บริหารควรนำมาพิจารณาก่อนใช้ระบบบัญชีออนคลาวด์ เพราะการ Upgrade ระบบการทำงานเหล่านี้
เหมือนเป็นการยกเครื่องใหม่ปรับระบบให้รถยนต์ จากเดิมใช้น้ำมัน ต่อไปมาใช้ไฟฟ้า แม้จะมีล้อมีที่นั่งเหมือนเดิม สามารถส่ง
เราไปให้ถึงจุดหมายได้เหมือนเดิม แต่เป็นการเปลี่ยนแปลงภายในครั้งใหญ่เพื่อให้ทำงานได้มีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม