ข้อผิดพลาดและแนวทางแก้ไข สำหรับงานด้านบัญชี
โดย
|
การทบทวนข้อผิดพลาดสำหรับงานด้านบัญชี |
หากจะทบทวนข้อผิดพลาดของนักบัญชีจะพบข้อผิดพลาด 2 ประเภทหลัก คือ 1 ข้อผิดพลาดในการทำงาน และ 2 ข้อผิดพลาดทางบัญชี
ข้อผิดพลาดในการทำงาน ข้อผิดพลาดในการทำงาน ในที่นี้หมายถึง การละเว้นการปฏิบัติหน้าที่ตามระเบียบหรือวิธีปฏิบัติงานที่กำหนดให้ปฏิบัติ รวมถึงการทำงานที่ไม่ได้คุณภาพ ไม่ได้มาตรฐาน ขาดความระมัดระวัง ซึ่งที่พบโดยทั่วไปจะเป็นข้อผิดพลาดดังนี้ 1. ผลงานล่าช้า การทำงานด้านบัญชีควรเข้าใจว่ารายงานต่างๆ ที่ถูกกำหนดให้รับผิดชอบนั้น จะกำหนดเวลาความต้องการไว้ รายงานต่างๆ จึงเป็นผลงานที่ต้องได้ภายในเวลาที่กำหนดดังนี้ รายงานประจำวัน ชื่อรายงานก็บ่งบอกต้องจัดทำเป็นรายวัน ซึ่งช้าสุดคือวันรุ่งขึ้น กิจการที่ให้จัดทำรายงานประจำวันมัก มีเครื่องมือช่วยในการจัดทำ เช่น รายงานการขายประจำวัน รายงานรับเงินประจำวัน เป็นต้น กิจการที่มีเครื่องมือช่วยบันทึก มักจะจัดทำรายงานประจำวันได้ทันตามกำหนด สิ่งที่ต้องเน้นคือคุณภาพของรายงานประจำวันนั้นมีความถูกต้องหรือไม่ กิจการเหล่านี้มักจะมีระบบตรวจสอบที่มีคุณภาพเพื่อไม่ให้ข้อมูลผิดพลาด สำหรับกิจการที่จัดทำรายงานประจำวันด้วยมือ เช่น รายงานเงินสดและธนาคารคงเหลือประจำวัน จะต้องพิจารณา ความรอบคอบของผู้รับผิดชอบ มีระบบการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอจึงจะป้องกันข้อผิดพลาดได้ รายงานประจำเดือน ที่ฝ่ายบัญชีต้องจัดทำในแต่ละกิจการจะกำหนดเวลาไม่เท่ากัน ขึ้นอยู่กับความต้องการของฝ่ายบริหาร ซึ่งส่วนใหญ่กิจการที่มีการจัดทำบัญชีด้วยโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชี มักจะให้ส่งรายงานประจำเดือนไม่เกินสัปดาห์แรกของเดือนถัดไป หรือไม่เกินวันที่ 5 ของเดือนถัดไป ข้อผิดพลาดที่มักพบสำหรับรายงานประจำเดือนคือ ความล่าช้าที่ จัดทำรายงานการเงินประจำเดือนไม่ทัน หรือขาดการตรวจสอบข้อมูลระหว่างรายงานบัญชีย่อยกับรายงานบัญชีคุม การแก้ไขข้อผิดพลาดจึงต้องหาสาเหตุก่อนว่ามาจากเรื่องใด ยกตัวอย่างเช่น • กำลังคน ผู้บริหารงานทางด้านบัญชีมักจะมีความเคยชินในการใช้งานพนักงานบัญชีที่มีอยู่ จนบางครั้งมีปริมาณ งานที่มากขึ้น เนื่องจากกิจการมีการขยายตัวและเติบโต คิดว่าพนักงานที่มีเพียงพอหรือจัดให้พนักงานทำงานล่วงเวลาแทน ซึ่งอาจทำให้รายงานการเงินประจำเดือนล่าช้า ดังนั้นผู้บริหารฝ่ายบัญชีจะต้องพิจารณาถึงปริมาณงานและกำลังคนว่ามี ความเหมาะสมหรือไม่ ควรทบทวนอัตรากำลังคนในทุกปี พร้อมกับพัฒนาคุณภาพของพนักงานให้มีศักยภาพเพิ่มขึ้น มี การหมุนเวียนการทำงานเพื่อเพิ่มพูนความชำนาญ รวมถึงการจัดให้มีการทำงานล่วงเวลาควรเกิดในช่วงเวลาที่จำเป็น และช่วงสั้นๆ ไม่ควรมีการจัดทำงานล่วงเวลาตลอดปี เนื่องจากสมรรถภาพการทำงานของพนักงานในการทำล่วงเวลา จะถดถอย และเมื่อเปรียบเทียบแล้วการว่าจ้างพนักงานเพิ่มอาจเป็นแนวทางที่ดีกว่า • ข้อกำหนดเกี่ยวกับเวลา การทำงานหากไม่ใส่ข้อกำหนดของเวลาย่อมทำให้งานเสร็จไม่ทันตามกำหนด หรือข้อมูลได้ไม่ครบถ้วน การจัดทำบัญชีก็เช่นกัน ตามประกาศของกรมทะเบียนการค้า เรื่อง กำหนดชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำ ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี ลงวันที่ 19 มิถุนายน 2544 ได้กำหนดระยะเวลาการลงรายการบัญชีไว้ รวมถึงสมุดบัญชีที่ต้องมีที่ผู้ดูแลงานบัญชีต้องดำเนินการให้เป็นไปตามกฎหมาย ส่วนใหญ่อาจไม่เคร่งครัดและไม่ได้ทำการควบคุมที่ดี การปล่อยปละเช่นนี้จะทำให้วินัยในการทำงานบกพร่อง เป็นต้นเหตุของข้อผิดพลาดที่จะเกิดตามมา จึงควรมีการกำชับและควบคุมให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน • รายละเอียดไม่ตรงกับรายการบัญชีคุมยอด อาจเนื่องมาจากระบบโปรแกรมที่ใช้ที่ต่างกัน จึงไม่สามารถตรวจสอบกันได้ในระหว่างการทำงาน หรือโปรแกรมที่ใช้ขาดระบบตรวจสอบข้อมูลระหว่างกัน ดังนั้นจึงควรปรึกษาหน่วยงานไอทีหรือผู้ขายโปรแกรม กรณีที่กิจการจัดทำบัญชีย่อยด้วยมือ การหาความแตกต่างอาจต้องใช้เวลา จึงควรพิจารณาจัดหาโปรแกรมสำเร็จรูปที่รองรับการทำงานที่ครอบคลุมความต้องการ รายงานประจำปี ทุกกิจการจะต้องจัดทำรายงานการเงินประจำปี ซึ่งก็คืองบการเงิน ตามข้อกำหนดของกฎหมายกำหนดให้จัดทำยอดคงเหลือบัญชีให้แล้วเสร็จใน 60 วัน นับจากวันสิ้นงวดบัญชีของกิจการ บริษัทมหาชนที่จดทะเบียนในตลาด หลักทรัพย์ฯ จะทำได้ตามกำหนด เนื่องจากถูกควบคุมจากหน่วยงานอย่างเคร่งครัด ส่วนบริษัททั่วไปส่วนใหญ่ขาดการ เอาใจใส่จึงมักไม่เสร็จตามกำหนด ยิ่งกิจการขนาดเล็กที่ไม่มีพนักงานบัญชีของกิจการเองและใช้บริการสำนักงานบัญชี อาจจัดทำบัญชีให้เป็นไปตามกฎหมายโดยไม่ได้ให้ความสำคัญเท่าที่ควร อย่างไรก็ตาม ความรับผิดชอบของนักบัญชีผู้ประกอบวิชาชีพที่มีจรรยาบรรณทางวิชาชีพ ควรมีจิตสำนึกและถ่ายทอดสิ่ง ที่ถูกต้องให้ผู้ประกอบการ ให้สนับสนุนหน่วยงานบัญชีจัดทำบัญชีให้แล้วเสร็จภายใน 60 วัน นับจากวันสิ้นงวด เพราะปัญหาอุปสรรคที่เกิดขึ้นทำให้เกิดความล่าช้าจะต้องปรึกษาหารือเพื่อแก้ไข
บางส่วนจากบทความ "บทความ ข้อผิดพลาดและแนวทางแก้ไข สำหรับงานด้านบัญชี" อ่านบทความฉบับสมบูรณ์ได้ที่...วารสารเอกสารภาษีอากร ปีที่ 40 ฉบับที่ 480 เดือน กันยายน 2564
|
|
Smart Accounting : Accounting Update : ดร.สิงห์ชัย อรุณวุฒิพงศ์ วารสาร : เอกสารภาษีอากร กันยายน 2564 |
|
|