ข้อผิดพลาดและแนวทางแก้ไข สำหรับงานด้านบัญชี

หากจะทบทวนข้อผิดพลาดของนักบัญชีจะพบข้อผิดพลาด 2 ประเภทหลัก คือ 1 ข้อผิดพลาดในการทำงาน และ 2 ข้อผิดพลาดทางบัญชี

ข้อผิดพลาดในการทำงาน
ข้อผิดพลาดในการทำงาน ในที่นี้หมายถึง การละเว้นการปฏิบัติหน้าที่ตามระเบียบหรือวิธีปฏิบัติงานที่กำหนดให้ปฏิบัติ
รวมถึงการทำงานที่ไม่ได้คุณภาพ ไม่ได้มาตรฐาน ขาดความระมัดระวัง ซึ่งที่พบโดยทั่วไปจะเป็นข้อผิดพลาดดังนี้
1. ผลงานล่าช้า การทำงานด้านบัญชีควรเข้าใจว่ารายงานต่างๆ ที่ถูกกำหนดให้รับผิดชอบนั้น จะกำหนดเวลาความต้องการไว้ รายงานต่างๆ จึงเป็นผลงานที่ต้องได้ภายในเวลาที่กำหนดดังนี้
    รายงานประจำวัน ชื่อรายงานก็บ่งบอกต้องจัดทำเป็นรายวัน ซึ่งช้าสุดคือวันรุ่งขึ้น กิจการที่ให้จัดทำรายงานประจำวันมัก
มีเครื่องมือช่วยในการจัดทำ เช่น รายงานการขายประจำวัน รายงานรับเงินประจำวัน เป็นต้น กิจการที่มีเครื่องมือช่วยบันทึก
มักจะจัดทำรายงานประจำวันได้ทันตามกำหนด สิ่งที่ต้องเน้นคือคุณภาพของรายงานประจำวันนั้นมีความถูกต้องหรือไม่
กิจการเหล่านี้มักจะมีระบบตรวจสอบที่มีคุณภาพเพื่อไม่ให้ข้อมูลผิดพลาด
สำหรับกิจการที่จัดทำรายงานประจำวันด้วยมือ เช่น รายงานเงินสดและธนาคารคงเหลือประจำวัน จะต้องพิจารณา
ความรอบคอบของผู้รับผิดชอบ มีระบบการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอจึงจะป้องกันข้อผิดพลาดได้
    รายงานประจำเดือน ที่ฝ่ายบัญชีต้องจัดทำในแต่ละกิจการจะกำหนดเวลาไม่เท่ากัน ขึ้นอยู่กับความต้องการของฝ่ายบริหาร ซึ่งส่วนใหญ่กิจการที่มีการจัดทำบัญชีด้วยโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชี มักจะให้ส่งรายงานประจำเดือนไม่เกินสัปดาห์แรกของเดือนถัดไป หรือไม่เกินวันที่ 5 ของเดือนถัดไป ข้อผิดพลาดที่มักพบสำหรับรายงานประจำเดือนคือ ความล่าช้าที่
จัดทำรายงานการเงินประจำเดือนไม่ทัน หรือขาดการตรวจสอบข้อมูลระหว่างรายงานบัญชีย่อยกับรายงานบัญชีคุม
การแก้ไขข้อผิดพลาดจึงต้องหาสาเหตุก่อนว่ามาจากเรื่องใด ยกตัวอย่างเช่น
          • กำลังคน ผู้บริหารงานทางด้านบัญชีมักจะมีความเคยชินในการใช้งานพนักงานบัญชีที่มีอยู่ จนบางครั้งมีปริมาณ
งานที่มากขึ้น เนื่องจากกิจการมีการขยายตัวและเติบโต คิดว่าพนักงานที่มีเพียงพอหรือจัดให้พนักงานทำงานล่วงเวลาแทน ซึ่งอาจทำให้รายงานการเงินประจำเดือนล่าช้า ดังนั้นผู้บริหารฝ่ายบัญชีจะต้องพิจารณาถึงปริมาณงานและกำลังคนว่ามี
ความเหมาะสมหรือไม่ ควรทบทวนอัตรากำลังคนในทุกปี พร้อมกับพัฒนาคุณภาพของพนักงานให้มีศักยภาพเพิ่มขึ้น มี
การหมุนเวียนการทำงานเพื่อเพิ่มพูนความชำนาญ รวมถึงการจัดให้มีการทำงานล่วงเวลาควรเกิดในช่วงเวลาที่จำเป็น
และช่วงสั้นๆ ไม่ควรมีการจัดทำงานล่วงเวลาตลอดปี เนื่องจากสมรรถภาพการทำงานของพนักงานในการทำล่วงเวลา
จะถดถอย และเมื่อเปรียบเทียบแล้วการว่าจ้างพนักงานเพิ่มอาจเป็นแนวทางที่ดีกว่า
          • ข้อกำหนดเกี่ยวกับเวลา การทำงานหากไม่ใส่ข้อกำหนดของเวลาย่อมทำให้งานเสร็จไม่ทันตามกำหนด หรือข้อมูลได้ไม่ครบถ้วน การจัดทำบัญชีก็เช่นกัน ตามประกาศของกรมทะเบียนการค้า เรื่อง กำหนดชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำ ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี ลงวันที่
19 มิถุนายน 2544 ได้กำหนดระยะเวลาการลงรายการบัญชีไว้ รวมถึงสมุดบัญชีที่ต้องมีที่ผู้ดูแลงานบัญชีต้องดำเนินการให้เป็นไปตามกฎหมาย ส่วนใหญ่อาจไม่เคร่งครัดและไม่ได้ทำการควบคุมที่ดี การปล่อยปละเช่นนี้จะทำให้วินัยในการทำงานบกพร่อง เป็นต้นเหตุของข้อผิดพลาดที่จะเกิดตามมา จึงควรมีการกำชับและควบคุมให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน
          • รายละเอียดไม่ตรงกับรายการบัญชีคุมยอด อาจเนื่องมาจากระบบโปรแกรมที่ใช้ที่ต่างกัน จึงไม่สามารถตรวจสอบกันได้ในระหว่างการทำงาน หรือโปรแกรมที่ใช้ขาดระบบตรวจสอบข้อมูลระหว่างกัน ดังนั้นจึงควรปรึกษาหน่วยงานไอทีหรือผู้ขายโปรแกรม กรณีที่กิจการจัดทำบัญชีย่อยด้วยมือ การหาความแตกต่างอาจต้องใช้เวลา จึงควรพิจารณาจัดหาโปรแกรมสำเร็จรูปที่รองรับการทำงานที่ครอบคลุมความต้องการ
    รายงานประจำปี ทุกกิจการจะต้องจัดทำรายงานการเงินประจำปี ซึ่งก็คืองบการเงิน ตามข้อกำหนดของกฎหมายกำหนดให้จัดทำยอดคงเหลือบัญชีให้แล้วเสร็จใน 60 วัน นับจากวันสิ้นงวดบัญชีของกิจการ บริษัทมหาชนที่จดทะเบียนในตลาด
หลักทรัพย์ฯ จะทำได้ตามกำหนด เนื่องจากถูกควบคุมจากหน่วยงานอย่างเคร่งครัด ส่วนบริษัททั่วไปส่วนใหญ่ขาดการ
เอาใจใส่จึงมักไม่เสร็จตามกำหนด ยิ่งกิจการขนาดเล็กที่ไม่มีพนักงานบัญชีของกิจการเองและใช้บริการสำนักงานบัญชี
อาจจัดทำบัญชีให้เป็นไปตามกฎหมายโดยไม่ได้ให้ความสำคัญเท่าที่ควร
อย่างไรก็ตาม ความรับผิดชอบของนักบัญชีผู้ประกอบวิชาชีพที่มีจรรยาบรรณทางวิชาชีพ ควรมีจิตสำนึกและถ่ายทอดสิ่ง
ที่ถูกต้องให้ผู้ประกอบการ ให้สนับสนุนหน่วยงานบัญชีจัดทำบัญชีให้แล้วเสร็จภายใน 60 วัน นับจากวันสิ้นงวด เพราะปัญหาอุปสรรคที่เกิดขึ้นทำให้เกิดความล่าช้าจะต้องปรึกษาหารือเพื่อแก้ไข