หลักฐานการเบิกจ่ายค่าน้ำมันที่ดีควรมีอะไรบ้าง ?

สำหรับหลักฐานที่จำเป็นต้องใช้ในการเบิกจ่ายค่าน้ำมันนั้น โดยหลักการทางกฎหมายแล้ว ควรมีการออกเป็นระเบียบการเบิกจ่ายค่าน้ำมันให้มีการอนุมัติโดยฝ่ายที่เกี่ยวข้อง มีการบันทึกการเดินทางชัดเจน จากไหนไปไหน วันที่เท่าไร ใช้รถยนต์อะไร ทะเบียนรถยนต์แบบไหน ควรมีข้อมูลระบุไว้อย่างชัดเจนเพื่อที่จะได้ทำตามอย่างเคร่งครัด

ซึ่งหลักสำคัญที่ควรมี สรุปเป็นประเด็นย่อย ๆ ได้ดังนี้ครับ

○ มีระเบียบอนุญาตให้มีการเบิกจ่ายค่าน้ำมันรถยนต์ได้
○ มีหนังสืออนุญาตพร้อมทั้งการบันทึกอนุญาตให้เดินทางไปติดต่องาน
○ ระยะเวลาการเดินทางเมื่อไร เดินทางเป็นระยะทางเท่าไร
○ ชื่อเจ้าของรถยนต์ หมายเลขทะเบียนรถยนต์
○ มีใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีค่าน้ำมันรถยนต์ และต้องมีการระบุชื่อเจ้าของรถยนต์ หมายเลขทะเบียนรถยนต์ให้ชัดเจน

โดยเอกสารทั้งหมดต้องทำเป็นเอกสารพร้อมรายละเอียดที่ครบถ้วน และได้รับอนุมัติโดยผู้มีอำนาจที่เกี่ยวข้อง จึงจะสมบูรณ์และถือว่าเป็นรายจ่ายค่าน้ำมันของธุรกิจได้ครับ

อย่างไรก็ดี ความแตกต่างของรถที่ใช้งานจะมีผลตรงนี้เล็กน้อยครับ ถ้าหากเป็นรถของกิจการโดยตรงหรืออยู่ในการควบคุมของกิจการ 100% (ข้อ 1 และ 2) หากมีการเติมน้ำมันเมื่อไร สามารถใช้หลักฐานอย่างใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีได้เลย เพราะรถกลุ่มนี้มักจะถือว่ากิจการไม่ได้ใช้เพื่อเรื่องอื่น ๆ นอกเหนือจากกิจการ ซึ่งแปลว่า รายจ่ายที่เกิดขึ้นจะยึดตามค่าน้ำมันที่เติมไปจริงครับ แต่อย่างไรก็ตาม ควรมีบันทึกการเดินทางตามระเบียบด้วยนะครับ

ถ้าหากเป็นรถส่วนตัวที่ใช้ครั้งคราว แต่ไปเติมน้ำมันมาแล้วเบิก (ข้อ 3) ตรงนี้ต้องระวังว่าจะเบิกแล้วมีปัญหาได้ครับ เพราะการเบิกค่าน้ำมันตรงนี้โดยหลักการแล้ว ควรจะต้องยึดตามค่าใช้จ่ายเดินทางที่ระบุไว้ในระเบียบของกิจการครับ เช่น อ้างอิงจากอัตราของราชการที่กำหนดไว้สำหรับการเบิกค่าน้ำมันรถยนต์ คือ 4 บาทต่อกิโลเมตร หรือแนวทางอื่น ๆ ตามความเหมาะสมของธุรกิจครับ

จึงต้องระวังด้วยว่า มีการจ่ายค่าน้ำมันเกินกว่าอัตราที่กำหนดไว้หรือเปล่า เพราะอาจถูกประเมินเป็นรายได้ของผู้เบิกได้นะครับ