การจัดการเงินสด สำหรับงานบัญชี

        กลยุทธ์ที่สำคัญของการบริหารเงินสดคือการดำรงสภาพคล่องทางการเงิน ซึ่งน่าจะต้องขยายขอบเขตของคำว่า “สภาพคล่องทางการเงิน” ให้ครอบคลุมถึงคำว่า “รายการเทียบเท่าเงินสด” เพิ่มเติมเข้าไปด้วย เนื่องจากความสำคัญของรายการเทียบเท่าเงินสด ย่อมส่งผลต่อการพิจารณาสภาพคล่องทางการเงินด้วย ซึ่งรายการเทียบเท่าเงินสดที่สามารถแสดงถึงคุณลักษณะดังกล่าวจึงหมายถึง สิ่งที่ไม่ใช่เงินสดแต่สามารถแปรสภาพกลับมาเป็นเงินสดได้ในระยะเวลาที่ต้องการใช้งานโดยมีสภาพคล้ายเงินที่สุด (อยากจะเปรียบเทียบให้เห็นภาพคือ ลูกพี่ลูกน้อง พี่น้องร่วมสายเลือดแต่ต่างพ่อต่างแม่ เพราะโดยรูปธรรมมีความคล้ายเงินแต่ไม่ใช่เงิน และจะไม่รวมลูกหนี้การค้า เพราะมีสภาพหน้าตาที่ไม่เหมือนเงิน เพียงแต่แปรสภาพกลับมาเป็นเงินได้เท่านั้น)
        เมื่อเรารับทราบสภาพของคำว่าการดำรงสภาพคล่องด้วยการดูจากจำนวนและคุณภาพของเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสดแล้ว การดำรงสภาพคล่องจึงมีทั้งระยะสั้น ระยะกลาง และระยะยาว เพราะความต้องการใช้เงินในการดำเนินกิจการต้องมีการวางแผนตามกลยุทธ์การเติบโตแล้วเป้าหมายขององค์กร

        การบริหารสภาพคล่องทางการเงินในระยะสั้น
        เช่น การถือเงินสดในมือ (เก็บไว้ในตู้นิรภัยหรือที่ที่ปลอดภัย) หรือรักษาไว้ในเงินฝากธนาคารที่มีสภาพคล่อง เช่น เงินฝากออมทรัพย์หรือเงินฝากกระแสรายวันเพียงเท่าที่จำเป็นหรือต้องใช้ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง เช่น ภายในวัน ภายใน 3 วัน 7 วัน 15 วัน หรือ 30 วัน เพื่อลดความเสี่ยงเรื่องการสูญหายและรักษาระดับมูลค่าในระยะสั้น ซึ่งมีผลกระทบไม่ค่อยมากนักในสภาพแวดล้อมของเศรษฐกิจแบบปกติด้วยผลตอบแทนที่ไม่ได้มากนักจนถึงขั้นไม่เป็นสาระสำคัญ

        การบริหารสภาพคล่องทางการเงินในระยะกลาง
        เช่น การจัดเก็บในบัญชีเงินฝากธนาคารหรือรูปแบบเครื่องมือทางการเงินชนิดอื่น อาทิ ตั๋วเงิน ซึ่งสามารถเปลี่ยนสภาพเป็นเงินหรือยอมรับที่จะใช้ชำระภาระผูกพันกันได้ ซึ่งเครื่องมือทางการเงินแบบนี้มีความเสี่ยงในสภาพและมูลค่าเช่นกัน แต่มีความเสี่ยงที่จะเปลี่ยนแปลงในระดับมูลค่าไม่มากจนเป็นสาระสำคัญต่อการตัดสินใจ นอกจากนั้น ยังได้รับผลตอบแทนในระดับหนึ่ง รวมถึงยังใช้เทคนิคการยืดหรือเร่งระยะเวลาของกระแสเงินสดดังกล่าวได้ด้วยการตัดสินใจของผู้มีอำนาจควบคุมเอง เช่น การให้เครดิตหรือการขอเครดิตทางการค้า

        การบริหารสภาพคล่องทางการเงินในระยะยาว
        เช่น การนำเงินสดส่วนเกินความต้องการระยะสั้นและระยะกลางไปลงทุนในสินทรัพย์เสี่ยงอื่น ๆ ที่จะให้ผลตอบแทนที่สามารถชดเชยความเสี่ยงของมูลค่าเงินตามกาลเวลา ซึ่งฝ่ายจัดการ ฝ่ายบัญชีและการเงินก็ต้องเข้าใจความต้องการใช้เงินทั้งในระยะสั้นและระยะกลางอย่างถ่องแท้เสียก่อน จึงสามารถดำรงสภาพคล่องทางการเงินในกิจการได้
        นอกเหนือจากการจัดสรรความต้องการใช้เงินให้เหมาะสมกับระยะเวลา สิ่งต่อมาที่มีความสำคัญไม่ยิ่งหย่อนไปกว่ากันคือ การนำเงินสดไปใช้อย่างมีคุณภาพและประสิทธิภาพ ซึ่งส่วนนี้ก็คือการดูประสิทธิภาพของรายได้และค่าใช้จ่ายผ่านกลยุทธ์การบริหารจัดการสินทรัพย์อื่น ๆ หรือการดำเนินการที่จำเป็น ดังนั้นในส่วนนี้เพื่อลดความเสี่ยงของเงินสดที่จะลดจำนวนลงเพียงเพราะการจัดการที่ผิดพลาดในระยะสั้นหรือระยะยาวก็ตาม จึงต้องไปดูต่อในส่วนของการบริหารสินค้าคงคลัง การบริหารลูกหนี้ การบริหารการเงินการลงทุน ฯลฯ ด้วย