หลักการพื้นฐานการจ่ายเงินแทนบริษัท

      หลาย ๆ บริษัทคงเคยเจอเหตุการณ์กรรมการหรือผู้บริหาร (เจ้าของ) ต้องรีบจ่ายเงินส่วนตัวซื้อของหรือจ่ายค่าบริการเพื่อบริษัทก่อน แล้วค่อยมาเบิกจ่ายทีหลัง ไม่ว่าจะเป็นการซื้อซอฟต์แวร์ออนไลน์ที่ต้องจ่ายทันที หรือจ่ายค่าโฆษณา Facebook ที่ไม่สามารถจะรอได้ ไปจนถึงการซื้ออุปกรณ์หรือบริการต่าง ๆ ที่จ่ายในนาม “บุคคล” แล้วสะดวกกว่า
      แต่คำถามสำคัญ คือ เราจะทำอย่างไรให้การจ่ายเงินแบบนี้ไม่มีปัญหากับการบันทึกบัญชี และไม่ถูกประเมินจากทางพี่ ๆ สรรพากร ไม่ว่าจะเป็นการไม่ยอมให้เป็นรายจ่ายในทางคำนวณ (รายจ่ายต้องห้าม) ไปจนถึงการปะปนเงินระหว่างส่วนตัวกับบริษัทและระบบการควบคุมภายในที่ดี
      ทั้งนี้ เรามาทำความเข้าใจหลักการพื้นฐานกันก่อน นั่นคือ
      1. ค่าใช้จ่ายดังกล่าวต้องเป็นของบริษัทจริง ๆ
            กล่าวคือ ค่าใช้จ่ายที่จะนำมาหักภาษีได้จะต้องเป็นการจ่ายเพื่อผลประโยชน์ของบริษัท ไม่ใช่ส่วนตัวหรือของกรรมการ ข้อนี้เป็นหลักการพื้นฐานสำคัญที่ผู้ที่เกี่ยวข้องทุกคนนั้นต้อง “คิดก่อนจ่าย”
      2. ต้องมีหลักฐานที่ถูกต้อง
            ไม่ใช่แค่หลักฐานทั่วไป แต่ต้องเป็นหลักฐานที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ที่พิสูจน์ได้ว่ามีผู้รับเงินค่าสินค้าหรือบริการนั้นจริง และจำเป็นต้องมีข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องว่าเป็นการจ่ายโดยบริษัท ไม่ใช่ส่วนตัวเช่นเดียวกัน
      3. ต้องสมเหตุสมผล
            ค่าใช้จ่ายต้องจำเป็นและเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจ โดยคำนึงถึงสภาพคล่อง กำไร และความสัมพันธ์อื่น ๆ ของตัวเลขในธุรกิจ