Notice: Trying to get property of non-object in /home/dst/domains/dst.co.th/public_html/templates/dstnew/index.php on line 56

Morning Talk เครื่องมือสื่อสารเพื่อสร้างเป้าหมายในการทำงาน

โดย

 


“การสื่อสาร” นับว่าเป็นปัจจัยที่สำคัญยิ่งในการทำงานร่วมกับผู้อื่น เพราะหากขาดการสื่อสารที่ดีแล้ว งานย่อมเกิดการสะดุดและมีปัญหาไม่มากก็น้อย อย่างไรก็ตาม เรื่องของการสื่อสารกลับเป็นสิ่งที่หลายองค์กรประสบปัญหา ซึ่งจากที่ผมได้มีโอกาสศึกษาเรื่องการสื่อสาร พบว่าปัญหาของเกือบทุกองค์กรที่ผมได้มีโอกาสรับโจทย์จากลูกค้าก่อนไปสอน นั่นก็คือ
1. การไม่รับฟังซึ่งกันและกันในการทำงาน
2. การใช้คำพูดที่ไม่สุภาพ ทำให้คนอื่นเสียหาย เสียหน้า เสียใจ และเสียความรู้สึก
3. การไม่มีสัมมาคารวะต่อคนอื่นๆ การแสดงออกทางภาษากายที่ไม่ดี
4. ขาดระบบในการทำงานร่วมกันในองค์กร

การทำงานในแต่ละวัน เราจะมองข้ามเรื่องการสื่อสารไม่ได้เลยครับ เพราะแม้ปัญหาเพียงเล็กน้อย หากไม่ยอมเปิดใจคุยกัน ทำความเข้าใจร่วมกัน และรีบแก้ปัญหาให้จบ ปัญหานั้นอาจบานปลายและในที่สุดอาจกลายเป็นเรื่องยากที่จะแก้ไขได้ทัน โดยเฉพาะองค์กรไหนที่ต้องมีการเปลี่ยนแปลงงานตลอดเวลา ผมเชื่อว่าการสื่อสารระหว่างกันช่วยได้ครับ ทั้งนี้ ในเรื่องของการสื่อสาร ผมไม่อยากให้คุณผู้อ่านคิดถึงการใช้ “คำพูด” เพียงอย่างเดียวนะครับ เพราะการสื่อสารมีเรื่องของภาษากายและน้ำเสียงเป็นส่วนประกอบที่สำคัญ ดังนั้นเวลาที่เราจะสื่อสารกับใคร ควรใช้ทั้งคำพูด น้ำเสียง และภาษากายที่เหมาะสมไปพร้อมๆ กัน ย่อมดีกว่าใช้เพียงอย่างใดอย่างหนึ่งครับ

บทความในตอนนี้ ผมอยากให้คุณผู้อ่านได้ทำความเข้าใจในเรื่องการสื่อสารกับลูกน้อง โดยเฉพาะคนที่เป็นหัวหน้างานที่ต้องเข้าใจภาพรวมของการทำงานในแต่ละวันเพื่อดูแลให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรที่ตั้งเอาไว้ ซึ่งเครื่องมือที่ดีอย่างหนึ่งที่ใช้เวลาไม่มาก และสามารถทำให้เกิดการรับรู้เป้าหมายในการทำงานร่วมกันอย่างชัดเจน ช่วยให้เรามีโอกาสไปถึงเป้าหมายได้ง่ายขึ้น นั่นก็คือ “การประชุม Morning Talk” หรือการประชุมก่อนเริ่มงานในทุกๆ เช้าครับ เพื่อให้หัวหน้างานได้แสดงบทบาทผู้นำที่มีภาวะผู้นำ โดยการกระตุ้น สร้างกำลังใจ สร้างแรงบันดาลใจให้ลูกน้องมีความเชื่อมั่นในการทำงาน มีความมุ่งมั่นในการทำงาน มีเป้าหมายในทิศทางเดียวกัน รวมถึงช่วยกันแก้ไขปัญหา ปรับปรุง และพัฒนาการทำงานให้ดีขึ้น โดยประเด็นที่ใช้ในการประชุมทุกเช้านั้นมีไม่กี่เรื่อง แต่ถือว่าเป็นหัวใจในการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ได้แก่
ข้อที่ 1 ประเด็นปัญหาจากการทำงานและแนวทางแก้ไข
ข้อที่ 2 เป้าหมายในการทำงานของวันนี้ 
ข้อที่ 3 เรื่องที่ต้องเน้นย้ำและตระหนักให้เกิดนิสัยในเชิงบวก

ข้อที่ 1 ประเด็นปัญหาจากการทำงานจากเมื่อวาน
ในการทำงานแต่ละวัน ต่อให้วางแผนไว้ดีแค่ไหนก็ย่อมมีโอกาสพบเจอปัญหาได้เสมอ (ยกเว้นคนที่ไม่ได้ทำอะไรเลยที่อาจไม่เจอปัญหา) ดังนั้นการประชุม Morning Talk ก็เพื่อให้ทีมงานได้ร่วมกันค้นหาแนวทางแก้ไขปัญหาและป้องกันไม่ให้ปัญหาเดิมๆ เกิดขึ้นซ้ำอีก ซึ่งการประชุมที่ดี หัวหน้าต้องกล้าเปิดใจรับฟังเสียงของลูกน้องเพื่อสร้างแนวทางในการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น โดยต้องคิดเสมอว่า คนที่อยู่หน้างานย่อมรู้ปัญหาดีที่สุด การให้ลูกน้องเสนอแนะไอเดียในการแก้ไขปัญหาย่อมทำให้ลูกน้องเกิดการตระหนักและมีความรับผิดชอบในการแก้ไขปัญหา รวมทั้งระมัดระวังไม่ให้เกิดปัญหาในแต่ละวัน ซึ่งขั้นตอนการเสนอแนะไอเดียแก้ไขปัญหา หัวหน้าต้องฟังอย่างไม่ตัดสิน แต่ขอบคุณที่ลูกน้องเสนอแนะไอเดียและจดแนวทางแก้ไขปัญหานั้นไว้เพื่อใช้ในการตัดสินใจต่อไป

ข้อที่ 2 เป้าหมายในการทำงานแต่ละวัน
หลังจากที่เราได้พูดคุยในประเด็นแรกของปัญหาและแนวทางแก้ไขกันแล้วนั้น ก่อนเริ่มต้นทำงานทุกๆ วัน หัวหน้าควรชี้แจงทำความเข้าใจในเป้าหมายของการทำงาน เพื่อให้ลูกน้องมีความคิดในทิศทางเดียวกับหัวหน้า ซึ่งการพูดคุยในเรื่องเป้าหมายนั้นต้องชี้แจงให้ชัดเจนถึงปลายทางที่เราต้องการว่าเป็นอย่างไร การจะไปถึงเป้าหมายในแต่ละวันต้องทำอย่างไร ดังนั้น ทุกเช้าก่อนที่จะประชุม หัวหน้าควรมีการวางแผนการทำงานก่อนประชุมเพื่อจัดลำดับการทำงานว่า เช้าควรทำอะไร บ่ายควรทำอะไร หรือหากใครที่ต้องทำงานในเชิงของปริมาณและตัวเลข ก็ควรบอกลูกน้องให้ชัดเจนถึงยอดขายหรือยอดผลิตในแต่ละวัน เพื่อขอความร่วมมือทุกคนให้ช่วยกันผลักดันเป้าหมายในวันนั้นให้ลุล่วง และหากบรรลุเป้าหมายในแต่ละวันได้สำเร็จ ก่อนกลับบ้าน หัวหน้าก็ควรเรียกลูกน้องมาและกล่าวขอบคุณเพื่อสร้างขวัญกำลังใจในการทำงานต่อไป

ข้อที่ 3 เรื่องที่ต้องเน้นย้ำและตระหนักให้เกิดนิสัยในเชิงบวก
ข้อนี้ถือว่ามีความจำเป็นอย่างมาก เพราะหัวหน้าต้องปลูกฝังความคิดให้แก่ทีมงานในทุกๆ วัน โดยบอกถึงวัตถุประสงค์ของการทำงานในเชิงบวก เพื่อให้ทีมงานเกิดความรับรู้ร่วมกันว่า เมื่อทำงานสำเร็จแล้วจะเกิดผลดีอย่างไรบ้าง นอกจากนี้ก็ต้องบอกถึงผลเสียหากทำงานผิดพลาด จะเกิดผลเสียในด้านใด โดยเน้นย้ำถึงสิ่งที่ต้องระมัดระวังในการทำงาน เช่น เรื่องความปลอดภัย (หากงานที่ทำมีความเสี่ยง) นอกจากนี้ถ้ามีข่าวสารหรือนโยบายของบริษัทฯ ที่มีการเปลี่ยนแปลงก็ควรนำมาแจ้งให้ลูกน้องทราบด้วย เพื่อให้ทุกคนตระหนักในการร่วมแรงร่วมใจพัฒนางานให้ดีขึ้นต่อไปในอนาคต

สรุป
การประชุม Morning Talk ในแต่ละวันนั้น ไม่ควรใช้เวลาสั้นเกินไปจนขาดสาระ หรือยาวนานจนเกินไปจนเบียดบังเวลาในการทำงาน ซึ่งตามมาตรฐานควรใช้เวลาไม่เกิน 15 นาที (จากประสบการณ์ที่ไปบรรยาย เคยพบบางหน่วยงานจัดให้มีการประชุม Morning Talk ทุกวัน นับว่าเป็นเรื่องดี ติดตรงที่เขาใช้เวลาวันละมากกว่า 1 ชั่วโมง ซึ่งผมมองว่าเสียเวลาเกินไปครับ สู้เอาเวลานั้นไปลงมือปรับปรุงหรือพัฒนางานจะดีกว่า) โดยทุกครั้งสิ่งที่หัวหน้างานควรทำในการประชุม นั่นคือ การจัดทำรายงานสรุปผลการประชุมในแต่ละวัน ทุกครั้งในการประชุมต้องมีเอกสารประกอบการประชุมเพื่อให้สามารถสรุปผลการประชุมได้ในแต่ละวัน ซึ่งผมเองจะใช้แบบฟอร์ม Morning Talk ในการคุมการประชุมทุกครั้งเพื่อให้ทราบถึงปัญหาของงานพร้อมแนวทางแก้ไข เป้าหมายงานของวันนี้ การสอนงานเพื่อการตระหนักตอกย้ำ การมอบหมายงานให้ลูกน้องทำงาน การเช็คขาด ลา มาสาย สรุปจำนวนกำลังคนที่ทำงานในวันนั้นๆ



ทั้งนี้ การสื่อสารที่ดีจะต้องมีการทวนข้อมูลกลับทุกครั้ง โดยเมื่อประชุม Morning Talk จบแล้ว ผู้เป็นหัวหน้างานต้องไม่ลืมถามคำถามกับทีมงานทุกครั้งว่า 1) ทุกคนมีข้อเสนอแนะนำเพิ่มเติมมั้ยครับ/คะ?  2) มีท่านใดต้องการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมมั้ยครับ/คะ? หรือในกรณีที่เรามอบหมายงานให้ลูกน้องทีละคนก็ต้องมีการทวนข้อมูลกลับมาหาทุกครั้ง เพื่อรับฟังข้อมูลให้ตรงกัน เพราะหากเข้าใจไม่ตรงกัน เป้าหมายงานวันนั้นคงมีโอกาสผิดพลาด และส่งผลให้การทำงานเกิดการติดขัด ไม่ราบรื่น

แม้วันนี้เทคโนโลยีเรื่องการสื่อสารจะกว้างไกล ย่นย่อให้เราสามารถสื่อสารทางไกลได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว แต่การสื่อสารแบบดั้งเดิม คือการสื่อสารด้วยวาจาให้เห็นหน้าค่าตากันก่อนแยกย้ายไปทำงานตามความรับผิดชอบ ยังถือว่าเป็นสิ่งสำคัญ หากเราเริ่มต้นการทำงานทุกวันด้วยการคุยกัน เช่น ถ้าเวลาเริ่มงานคือ 8 โมงเช้า อาจใช้เวลาช่วง 08.00 - 08.15 น. มาพูดคุยกันถึงปัญหาที่เกิดขึ้นจากเมื่อวาน แนวทางการแก้ไขปัญหา เป้าหมายในการทำงานวันนี้ การแจ้งข้อมูลข่าวสาร หรือหากเราจัดประชุมก่อนเลิกงาน ซึ่งก็สามารถทำได้เช่นกัน โดยใช้ประเด็นปัญหาเมื่อเช้า (ถ้ามี) มาคุยกัน เพื่อหาทางแก้ไข ป้องกัน และวางเป้าหมายข้ามไปถึงวันพรุ่งนี้ ย่อมทำให้การทำงานมีความต่อเนื่อง และย้ำอีกครั้งว่า ทุกครั้งในการประชุมควรจดบันทึกรายงานทุกครั้ง เพื่อเป็นการทบทวนการทำงาน การติดตามงาน และควบคุมงานนั้นให้เดินหน้าไปสู่เป้าหมายร่วมกัน

หากองค์กรไหนมีการจัดทำกิจกรรม Morning Talk ให้เป็นหัวใจหลักในทุกๆ วัน ผมเชื่อว่า การทำงานของทุกคนในทีมย่อมเกิดความเข้าใจที่สอดคล้องตรงกัน สามารถรับรู้และแก้ไขปัญหาต่างๆ ร่วมกันได้อย่างทันท่วงที และส่งผลให้เกิด Teamwork ที่ยอดเยี่ยมแน่นอนครับเชื่อผมเถอะ!!


บทความพิเศษ : บทความ มงคล กรัตะนุตถะ กรรมการผู้จัดการ บริษัท ด็อกเตอร์ฟิช จำกัด, วิทยากร, นักเขียน
อีเมล์ mongkhol05@gmail.com, เว็บไซต์ www.drfish.training
วารสาร : HR Society Magazine พฤศจิกายน 2560

                       สนใจสมัครสมาชิกคลิก
                      

FaLang translation system by Faboba