4 Steps จัดระเบียบ Workflow การทำงานของนักบัญชี

ย่างเข้าเดือน 2 ของปี นักบัญชีหลายๆ คนก็เริ่มเข้าสู่วงจรการทำงานที่ยุ่งเหยิงอีกครั้ง ดังนั้นสิ่งที่ควรจะเตรียมพร้อม
ตั้งแต่เนิ่นๆ ก็คือการจัดลำดับการทำงานว่าสิ่งใดควรทำก่อน สิ่งใดควรทำในลำดับถัดมา คอลัมน์ Tips ฉบับนี้จึงมีหลักการ
จัดระเบียบที่จะช่วยให้การทำงานไหลลื่น ไม่ติดขัด มาฝากกันค่ะ

Steps 1 : List งานทั้งหมดอย่างละเอียด เพราะในบางงานอาจมีความซับซ้อน มีเอกสารและบุคคลที่เกี่ยวข้องมาก
เพื่อป้องกันการหลงลืมแนะนำให้บันทึกขั้นตอนการทำงานเหล่านั้นให้ครบถ้วน เพื่อเป็นตัวช่วยในการจัดลำดับงาน
หรือส่งมอบงานได้ง่ายขึ้น

Steps 2 : จัดประเภทของงานออกเป็น Routine Task (งานที่ทำเป็นกิจวัตร), Useful Task (งานที่เพิ่มประสิทธิภาพ)
และ Useless Task (งานที่สามารถตัดออกได้ ไม่เกิดประโยชน์) เพื่อให้เห็นความสำคัญของงานแต่ละชิ้น ซึ่งก็จะมีทั้งงาน
สำคัญและเร่งด่วน งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน งานไม่สำคัญแต่เร่งด่วน และงานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน เราต้องมานั่งจัดลำดับว่า
งานใดควรทำก่อนหรือหลัง งานใดที่มีความสำคัญและส่งผลกระทบต่อการทำงานในส่วนอื่นๆ ควรเลือกมากทำเป็นอันดับแรก
จากนั้นจึงทำงานในส่วนอื่นๆ ตามมา แต่ต้องมีการกำหนดเวลาให้ชัดเจน

Steps 3 : วิเคราะห์แต่ละงานโดยละเอียดว่าควรลด เพิ่ม หรือปรับปรุงขั้นตอนการทำงานใดบ้างเพื่อให้เกิดประสิทธิผล
สูงสุด โดยควรขอความเห็นจากหัวหน้าและเพื่อนในทีม พร้อมนำข้อเสนอแนะหรือไอเดียใหม่ๆ มาปรับใช้

Steps 4 : เลือก Technology Tools มาประยุกต์ใช้กับงาน เพื่อเพิ่มความแม่นยำ ให้สามารถทำงานลื่นไหลมากยิ่งขึ้น
หากเลือก Tools อย่างเหมาะสมจะได้ Output ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น โปรแกรมจัดการเอกสาร ใบแจ้งหนี้
ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี โปรแกรมบันทึกข้อมูลลูกหนี้ต่างๆ เป็นต้น ซึ่งการเลือกใช้งานเทคโนโลยีต่างๆ มาใช้งาน
ก็ต้องพิจารณาให้เหมาะสมกับองค์กรและประเภทของธุรกิจด้วย