Information Technology กับวิธีการทำงานของนักบัญชีในยุคดิจิทัล
โดย
|
ผลกระทบของ IT ที่มีผลต่อวิธีการทำงานของนักบัญชี |
กระบวนการทำงานของนักบัญชีจะต้องมีการ Update แน่นอน เพราะมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้การทำงาน ดังนั้นสิ่งที่ เราต้องทำการปรับตัวคือ การทำงานต้องมีระบบการวางระบบบัญชี หรือ Workflow การทำงานของนักบัญชีจะต้องมี การ Set up ไว้อย่างชัดเจน รวมถึงคน Permission คนที่เข้าถึง เข้าถึงได้ระดับไหน และจะติดตามอย่างไร เหล่านี้เป็นสิ่งที่ ต้องพิจารณาทั้งสิ้น โดยกระบวนการทำงานให้เริ่มจากการพิจารณาทีละส่วน
• รายได้ รายได้หลักของธุรกิจที่ดูแลมาจากอะไร ธุรกิจขายส่ง ธุรกิจขายปลีก ฝากขายตามห้างฯ รายได้เป็น GP รับชำระทีเดียวหรือ รับชำระทีละหลายๆ ครั้ง หรือมีตัวแทนในการจัดเก็บเงินให้ เพราะ Nature ในการทำธุรกิจมีผลต่อจำนวน ปริมาณ เอกสาร ที่จะต้องใช้ในกิจการ และเพราะต้องเก็บข้อมูลเหล่านี้ก่อนถึงจะวางระบบเอกสารทางการเงินที่จะต้องใช้ในการรับรู้ได้ (อย่าลืมประเด็นด้านภาษีอากรด้วยเช่นกัน) ยกตัวอย่าง กรณีส่งสินค้าขายฝากห้างสรรพสินค้าต้องมีเอกสารตั้งแต่ ใบเสนอราคา ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี (รอ Report ว่าขายสินค้าเท่าไร มีการส่งคืนหรือไม่) หลังจากนั้นออกใบลดหนี้/ใบกำกับภาษี รวบยอดในใบวางบิลรวม (ออกใบเสร็จ) และต้องลงวันที่ล่วงหน้า ตามบัญชีของทางห้างฯ แจ้งเพื่อรอรับการโอน (หรือเช็ค) พอมี Technology เข้ามา Update มีการสั่งสินค้า Online ส่งสินค้ายังต้องใช้ ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี ผ่านระบบ e-Tax Invoice พอถึงช่วงเวลาให้ทางเรา เข้าไปดึง Report เพื่อมาวางบิลและส่งใบเสร็จรับเงิน และรอรับเงินโอนตาม Report การขายสินค้า จะเห็นได้ว่าเอกสารบางอย่างเริ่มมีการลัดขั้นตอน ดังนั้น การวางระบบบัญชีจะมีสิ่งที่มีความจำเป็นมากขึ้น รวมถึงการทำ Report เพื่อรายงานก่อนให้นักบัญชีมาทำการลงบัญชี และที่สำคัญต้องมีการใช้งานอย่างต่อเนื่อง เพราะบทบาทนักบัญชีจะช่วยดำเนินการ Set up ให้แต่งานเอกสาร จริงๆ คนทำอาจจะเป็นเจ้าของธุรกิจ หรือ Admin ดังนั้นนักบัญชีต้องวางแผนเผื่อล่วงหน้าเลยว่าถ้าต้องลงบัญชีเราจะลงจากอะไรที่น่าเชื่อถือ เพราะบางทีเอกสารเราไม่ได้เป็นคนจัดการ ที่สำคัญบางทีระบบ Online จะช่วยลงบัญชีให้ด้วย (พนักงานสร้างเอกสาร และนักบัญชีสามารถดูงบการเงินได้เลย) และที่สำคัญด้านการชำระเงินมีทั้งหมดกี่ทาง มีจำนวนสาขาที่ต้องดูและเท่าไร เอกสารที่จำเป็นในระบบมีอะไรบ้าง รวมถึง เอกสารด้านภาษีทั้งหมดนี้ก็จะมีผลต่อด้านรายได้ในการทำบัญชีด้านค่าใช้จ่าย
• ค่าใช้จ่าย การจ่าย ค่าใช้จ่ายนั้นสามารถดำเนินการได้ง่ายกว่ารายได้ เพราะปัญหาที่เกิดจากการจ่ายซ้ำ จ่ายผิด จ่ายขาดและจ่าย ไม่ครบนั้น สามารถแก้ได้ด้วยการสร้างวงจรค่าใช้จ่าย วางระบบรายจ่ายของเอกสาร ซึ่งสามารถใช้รายงานที่เกี่ยวข้องมาช่วย ดำเนินการได้ ถ้ามีเอกสารในการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องครบถ้วน เอกสารหลักๆ ที่ต้องระวังด้านรายจ่ายคือใบกำกับภาษี เพื่อขอภาษีซื้อคืนจากการจ่ายค่าใช้จ่ายนั้นๆ ให้กับกิจการ รวมถึง ภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่เกิดขึ้น วงจรค่าใช้จ่าย เอกสารที่เกี่ยวข้อง ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า แนบกับใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษี รวมถึงเอกสารการโอนเงิน ให้เก็บด้วยกัน ถ้าแบบกระดาษมีกระบวนการแล้ว ต่อไปก็หาทางเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ไม่ยาก แทนที่ต้องดูรายงานกระดาษที่เป็นแผ่นๆ ก็สามารถดูรายงานยอดรวม แยกตามประเภท หมวดได้ ดังนั้นการดูแลควบคุม โดยใช้เทคโนโลยีก็สามารถดำเนินการได้ไม่ยาก
• ด้านต้นทุน และ Stock สินค้า ด้านต้นทุนต้องกล่าวถึงงานด้านระบบบัญชีว่า มีระบบสินค้า วิธีการคิดต้นทุนสินค้าขาย การใช้ระบบมาช่วยควบคุมปริมาณ สินค้าคงเหลือได้ครบถ้วนแค่ไหน รวมถึงวิธีการนับสินค้าให้ถูกต้องแต่ละชนิดและประเภท ซึ่งในระบบคลังนี้ส่วนมากจะเป็น ระบบแรกที่สามารถนำเทคโนโลยีมาช่วยได้ไม่ยาก เพราะมีระบบ Barcode Scan สินค้าเข้าออกช่วยในการตรวจนับ ดังนั้นในกระบวนการต้องอ่านค่าจากทางระบบ แล้วนำออกมาเป็นรายงานที่มียอดชนกับรายงานการรับสินค้าเข้า รายงาน การสั่งซื้อสินค้าและชำระเงิน รายงานสินค้าออก และรายงานแสดงยอดขายสินค้า
สังเกตว่า ถ้ามีกระบวนการดังนั้นการดำเนินงานด้านเอกสารจะลดงานลงจากเอกสารที่เป็นใบๆ จะเป็นรายงานยอดเป็นกลุ่มๆ แทน และหาวิธีคุมยอด กระทบระหว่างกัน ถ้าสังเกตจะเห็นได้ว่าการจะนำเทคโนโลยีมาช่วยทำงานที่ซ้ำๆ แบบนี้ได้ผลคือ งานด้านบัญชีจะเป็นการวิเคราะห์ ตรวจสอบ และรายงานข้อมูลที่เกี่ยวข้องส่งให้กับผู้บริหารเพื่อทำการตัดสินใจได้ง่ายด้าน กระแสเงินสดและด้านภาษีอากร คราวนี้จะเป็นการสรุปตอนได้ผลจากการซื้อขายสินค้า กระบวนการออกใบเสร็จรับเงิน หรือจ่ายเงินออกและรับใบเสร็จรับเงินเข้ามานั้น การสรุปยอดเงินเข้าออกของกิจการ Cash Flow จะเป็นสิ่งที่สามารถ ทำได้ไม่ยาก เพราะข้อมูลที่ไหลมาจากระบบจะค่อยๆ มาหยอดเติมเต็มลงในส่วนนี้ นักบัญชีต้องคิดวิธีการแสดงผลเพื่อให้ ผู้บริหารสามารถนำเอกสารออกไปวิเคราะห์ต่อไปได้ง่ายและตรงต่อธุรกิจที่ท่านเป็นคนดูแล
บางส่วนจากบทความ “Information Technology กับวิธีการทำงานของนักบัญชีในยุคดิจิทัล” อ่านบทความฉบับเต็มได้ใน... วารสารเอกสารภาษีอากร ปีที่ 39 ฉบับที่ 471 เดือนกุมภาพันธ์ 2564
|
|
Smart Accounting : IT for Accountant : อ.ธนัย นพคุณ วารสาร : เอกสารภาษีอากร กุมภาพันธ์ 2564 |
|
|