แก้ปัญหาอย่างไร : กรณีค่าพาหนะที่ไม่มีหลักฐานเอกสารการรับเงิน

ปัญหาของรายจ่ายที่พิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับที่เกิดขึ้นเป็นประจำก็คือ “ค่าพาหนะ” เช่น ค่ารถแท็กซี่ ค่ารถจักรยานยนต์รับจ้าง ค่ารถตู้ประจำทาง ซึ่งไม่มีหลักฐานการจ่ายเงินออกให้แก่ผู้โดยสาร แต่ผู้ประกอบการได้มีการจ่ายจริง และเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับการประกอบกิจการ เช่น ติดต่อธนาคาร ยื่นแบบภาษีอากร เก็บเงินลูกค้า นำสินค้าไปส่ง เป็นต้น

ผู้ประกอบการผู้จ่ายเงินจะต้องปฏิบัติอย่างไรให้ถือเป็นรายจ่ายที่จะพิสูจน์ได้ว่า เกิดขึ้นจริง และให้สรรพากรยอมรับเป็นรายจ่ายได้ในการคำนวณกำไรสุทธิ

ผู้ประกอบการควรจะกำหนดเป็น ระเบียบแนวปฏิบัติในกิจการระบุไว้ ดังนี้

ก. ระบุวัตถุประสงค์ของการจ่ายค่าพาหนะ เช่น ไป Site งานก่อสร้าง

ข. ระบุรายละเอียดของการเดินทาง เช่น

จากบริษัทไป Site      150 บาท

จาก Site กลับบริษัท   140 บาท

รวมเงิน                    290 บาท

ค. ต้องมีลายเซ็นของผู้จัดการหรือผู้อนุมัติที่ผู้มีอำนาจลงนามได้มอบหมายอำนาจให้สามารถเซ็นอนุมัติวงเงินดังกล่าวได้ ตามระเบียบของกิจการที่ได้กำหนดไว้

ง. รายละเอียดดังกล่าวตาม ก. ถึง ค. จะระบุไว้ใน “ใบเบิกเงิน” หรือ “ใบสำคัญจ่าย” ซึ่งเป็นเอกสาร ภายในของกิจการ