- การบริหารจัดการเอกสารที่ดีสามารถเพิ่มประสิทธิภาพใน การทำงาน ลดความสูญเสียเรื่องเวลา ค่าใช้จ่ายแฝง และสร้างบรรยากาศที่ เอื้ออำนวยในการทำงานได้อย่างเป็นรูปธรรม
- ใช้ “ระบบจำได้” ในการจัดเก็บเอกสาร ไม่ใช่ระบบ
- จะเก็บเอกสารไว้ที่ไหน? เหมาะสม ไม่สูญหาย ง่ายต่อกรสืบค้น
- เพิ่มแฟ้ม เอกสาร ทำอย่างไร? เป็นระเบียบ ไม่ยุ่งยาก
- ใช้สถานที่จัดเก็บเอกสาร อย่างไร ให้คุ้มค่า และปลอดภัย
- ความสูญเปล่า WASTE ในระบบบริหารงานเอกสาร
- เข้าใจวงจรเอกสาร ระบบ และขั้นตอนการจัดเก็บ และบริหารจัดการเอกสาร เพื่อใช้ในการทำงานจริงอย่างเห็นผล
- ตัวอย่าง : คู่มือเกี่ยวกับเอกสารประเภทต่างๆ
หัวข้อสัมมนา
1. ความสำคัญและประโยชน์ของระบบบริหารเอกสารภายในองค์กร
2. การประเมินปัญหาต่างๆ ของการบริหารและจัดเก็บเอกสาร
๏ ปัญหาเกี่ยวกับบุคลากร
๏ ปัญหาด้านสิ่งแวดล้อมต่างๆ (สถานที่, อุปกรณ์)
๏ ปัญหาด้านระบบ
3. Workshop : การประเมินปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นในองค์กร
4. วงจรของการบริหารงานเอกสารและจัดเก็บเอกสาร
๏ ประเภทของเอกสารในการทำงาน
๏ วงจรการบริหารและจัดเก็บเอกสารตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุด
5. องค์ประกอบในการจัดเกฌบเอกสาร
๏ สถานที่จัดเก็บ
๏ ผู้รับผิดชอบในการบริหารงานเอกสาร
๏ เครื่องมือ อุปกรณ์ในการจัดเก็บเอกสาร
6. ระบบการจัดเก็บเอกสาร
๏ มาตรฐานการจัดเก็บเอกสาร
๏ ระบบการจัดเก็บเอกสารที่สะดวกต่อการใช้งาน และง่ายต่อการค้นหา
๏ ข้อแนะนำในการใช้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือช่วยในการจัดเก็บเอกสาร-ข้อมูล
7. ขั้นตอนในการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ
๏ การปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารก่อนเก็บ
๏ การวางแผนในการจัดเก็บเอกสารที่ได้ผล
8. วิธีการจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ
๏ ระบบการจัดเรียงแฟ้มเอกสาร
๏ การจัดทำดรรชนีเอกสาร /แฟ้ม (Index)
๏ การจัดเก็บเอกสารตามเลขเรียงลำดับ และวิธีให้สีกำกับแฟ้ม
๏ การจัดเก็บเอกสารตามเรื่องและวิธีให้สีกำกับกลุ่มเรื่อง
๏ การจัดระบบการยืมเอกสาร ๏ การจัดทำคู่มือการจัดเก็บเอกสาร
9. การโอนเอกสารและการทำลายเอกสาร
๏ ความสำคัญของอายุเอกสารและการกำหนดระยะเวลาในการเก็บ
10. ตัวอย่าง : คู่มือเกี่ยวกับเอกสารประเภทต่างๆ
11.วิเคราะห์กรณีศึกษา : ปัญหาและข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการจัดเก็บเอกสาร